Word 2010 zahrnuje Sloučení emailů funkce, která uživateli umožňuje vytvářet dokumenty(Dopis, e-maily, fax atd.), Které jsou v podstatě stejné, ale obsahují jedinečné prvky, jako je jméno příjemce, adresa, kontaktní číslo, město, stát atd. Pomáhá uživateli snadněji vytvořit dokument pro více příjemců pouhým výběrem příjemců a výběr dokumentu. Osobní údaje o příslušném příjemci budou automaticky přidány do dokumentu, což zabrání uživatelům zapsat osobní informace každého příjemce do každého dokumentu, což nakonec ušetří spoustu času. Tento příspěvek se bude zabývat tím, jak používat tuto funkci prostřednictvím jednoduchého průvodce.
Spusťte aplikaci Word 2010, přejděte na Poštovní zásilky kartu a od Spusťte hromadnou korespondenci možnosti, klikněte Průvodce krok za krokem hromadné korespondence.
To se objeví Sloučení emailů dialogové okno na straně okna dokumentu Wordu, zde můžete určit typ dokumentu, který chcete vytvořit, vybereme Písmena, klikněte Další: Spuštění dokumentu ze spodní části dialogu.
V tomto kroku budete mít k dispozici různé možnosti vytváření dopisů, vybereme jednoduchý postup výběrem podle šablony. Klikněte na Vyberte šablonu.
To se objeví Vyberte šablonu vyberte vhodnou šablonu. Budeme používat Střední dopis šablona. Klikněte na OK pokračovat.
Na levé straně okna vidíte, že se šablona importuje do dokumentu, v pravém podokně klikněte na Další: Vyberte příjemce.
V tomto kroku si můžete vybrat různé možnosti pro import seznamu příjemců, vybereme existující seznam, stiskem Procházet importujete seznam požadovaných příjemců.
Použijeme seznam příjemců vytvořených v Excelu 2010. Název listu je Pošta, do kterého importujeme do aplikace Word Sloučení emailů.
Vyberte list aplikace Excel, klikněte na otevřeno importovat.
Vyberte tabulku zobrazí se dialogové okno, nyní vyberte list, který obsahuje požadovaná data, pokud první řádek obsahuje záhlaví sloupců, pak povolte První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců a klikněte na OK.
Uvidíte Pošta pracovní list v Příjemci hromadné korespondence dialog. Zde můžete filtrovat příjemce podle záhlaví sloupců. Pokud chceme zasílat dopisy příjemcům žijícím ve městě Akron. Vybereme Akron z Město rozbalovací možnosti.
Po kliknutí se zobrazí pouze příjemci žijící v Akronu. Zde můžete také provádět různé akce v seznamu, například; Seřadit, filtrovat, najít duplikáty, najít příjemce, a ověřte adresu. Klikněte na OK pokračovat dále.
Nyní přejděte na Poštovní zásilky a klikněte na Blok adresy.
Dostanete se Vložte blok adresy dialog, od Určete prvky adresy, zvolte formát, ve kterém chcete zobrazit jméno příjemce. Pod Náhled uvidíte náhled změn, které ovlivňují. Pod Chcete-li opravit problémy, klikněte na možnost Shoda polí vložíme do dopisu nové pole, protože chceme uvést adresu příjemce.
Zobrazí se dialogové okno Match Fields, nyní od Adresa 1 možnosti vyberte Ulice. To bude zahrnovat název ulice. V případě potřeby můžete také zahrnout další pole. Klikněte na OK pokračovat.
Uvidíte, že adresa je přidána do formátu, jak ukazuje obrázek níže. Klikněte na OK pokračovat.
Nyní upravíme uvítací zprávu, na kterou přejděte Poštovní zásilky a klikněte na Pozdrav linka.
v Vložte řádek pozdravu V dialogovém okně můžete vybrat požadovaný formát pozdravu Formát čáry pozdravu. Pod Řádek pozdravu pro neplatná jména příjemců vyberte formát pro neznámé příjemce. V části Náhled se zobrazí náhled provedených změn. Klikněte na OK pokračovat.
Teď udělat AddressBlock výraznější, přejděte na Domov a aplikovat na něj barvy a styly písem.
Navigovat do Poštovní zásilky kartu a od Dokončit a sloučit klikněte na Upravit jednotlivé dokumenty.
To přinese Sloučit do nového dokumentu dialog, můžete si vybrat Aktuální záznam, vybereme Všechno zobrazit všechny příjemce. Klikněte na OK zobrazit dopis každého příjemce.
Nyní, jak vidíte na obrázku níže, hromadná korespondence vytvořila písmena každého příjemce sídlícího ve městě Akron s příslušnými názvy ulic.
Pomocí hromadné korespondence můžete také vytvořit:
- Sada štítků nebo obálek: Zpáteční adresa je stejná na všech štítcích nebo obálkách, ale cílová adresa je na každé z nich jedinečná.
- Sada formulářových dopisů, e-mailových zpráv nebo faxů: Základní obsah je ve všech písmenech stejný,zprávy nebo faxy, ale každá obsahuje informace, které jsou specifické pro jednotlivého příjemce, jako je jméno, adresa nebo nějaké jiné osobní údaje.
- Sada očíslovaných kupónů: Kupóny jsou identické s tou výjimkou, že každý obsahuje jedinečné číslo.
Také by vás mohlo zajímat Word 2010 Připravit nabídku a návrat na poslední upravený řádek v aplikaci Word 2010.
Komentáře