God dokumentation er svært at vedligeholde. Det er også vigtigt at have god dokumentation. Uanset om du arbejder på et specifikationsdokument eller et gruppeprojekt, vil det gennemgå ændringer. Masser og mange ændringer. Nok til at få dig til at trække dit hår ud. Du bliver nødt til at opdatere dokumentet manuelt, men det er en god ide at automatisere, hvad du kan. Tilfælde; billederne i dokumentet. Du kan indsætte et billede i MS Word, der opdateres automatisk. For at gøre dette skal billedet være vært et sted online. Derudover skal dine modtagere have en aktiv internetforbindelse for at se billederne og få den seneste.
Vælg Image Hosting Service
Nøglen til at indsætte et billede i MS Word deropdateringer automatisk er at være vært for det, hvor du kan opdatere billedet, men holde linket intakt. Vi anbefaler Dropbox. Du kan opdatere en Dropbox-fil uden at bryde linket. Dette gør det ideelt til vores formål.
Direkte link til billede
Du skal indsætte et billede fra en URL i MSOrd. Sådan får du det til at opdatere automatisk, når du har brug for det. Vi anbefaler at bruge Dropbox, men der er en lille komplikation, du har brug for for at komme rundt. Dropbox giver dig ikke det direkte link til en fil. Uden det direkte link kan du ikke indsætte det billede, det peger på i MS Word.
Løsningen er enkel. Kopier det link, som Dropbox giver dig til dit billede. Udskift 'www.dropbox.com' med 'dl.dropboxusercontent.com'.
For eksempel;
Dette link;
www.dropbox.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
bliver til;
dl.dropboxusercontent.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
Indsæt billede i MS Word
Åbn den fil, du vil indsætte billedet i. Gå til fanen Indsæt, og åbn rullemenuen Hurtige dele. Vælg 'Felt' i rullemenuen.
Et nyt vindue åbnes med alle de felter, du harkan indsætte. Kig efter, og vælg feltet Indsæt billede. Inden feltegenskaber, indsæt det direkte link til det billede, du vil indsætte i dit dokument. I højre kolonne "Feltindstillinger" skal du markere indstillingen "Dato ikke gemt med dokument" og "Ændre størrelse vandret fra kilde" og "Ændre størrelse lodret fra kilde".
Klik på Ok, så indsættes dit billede.
Udskiftning af billede i dokument
Nu hvor du har tilføjet et billede i MS Word detopdateres automatisk, skal du opdatere den. For at opdatere billedet behøver du slet ikke have adgang til dokumentet. Hvad du skal gøre i stedet er at ændre det billede, som URL-adressen peger på. Udskift blot billedet i Dropbox. Næste gang dokumentet åbnes, henter det det seneste billede fra URL-adressen.
Hvis dokumentet åbnes på et system, der ikke er online, vises billedet overhovedet ikke.
Indstillinger for indsæt billedfelt
Du spekulerer måske på, hvad de tre muligheder du haraktiveret, når der blev indsat billedet, var. Valgmuligheden 'Dato ikke gemt med dokument' fortæller MS Word om ikke at downloade billedet fra URL'en. I stedet henter MS Word billedet fra linket, hver gang dokumentet åbnes. Dette er nøglen til at få billedet til at opdateres.
De to størrelsesindstillinger sørger for, at den nye opdateresbillede ændres i overensstemmelse hermed, så det passer ind i dokumentet. Hvis du ikke aktiverer disse indstillinger, ser billedet muligvis udstrakt ud. Der er også en ulempe med denne mulighed; din tekst kan være forskudt. Hvis billedet indsættes online, har du ikke for mange problemer.
Kommentarer