Οι ανανεωμένες επιλογές που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Outlook2010 επιτρέπει στο χρήστη να διαχειρίζεται εύκολα τα διαμορφωμένα γραμματοκιβώτια, τους φακέλους, να προγραμματίζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και να ταξινομεί ένα σύνολο αποστολέων σε διαφορετικές ομάδες, αλλά πολλοί από τους βαριούς χρήστες του Outlook χρειάζονται κάποια πρόσθετα χαρακτηριστικά διαχείρισης email για να ενισχύσουν την αποδοτικότητα της εργασίας τους. Οι περισσότεροι από εμάς δυσκολεύονται να αναζητήσουν το απαιτούμενο στοιχείο από τα βασικά στοιχεία του Outlook, όπως Mail, Notes, Tasks, Ημερολόγιο συμβάντα κ.λπ. και γι 'αυτό επιλέγουμε εργαλεία εξόρυξης δεδομένων για την αποτελεσματική αναζήτηση των στοιχείων από τα αρχεία PST. Εξόρυξη αλληλογραφίας είναι ένα τέτοιο πρόσθετο που δημιουργείται για να κάνει τους χρήστεςπιο παραγωγική από ποτέ. Προσθέτει μια σειρά από συναφείς λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, προσφέροντας ταυτόχρονα έξυπνα στοιχεία αναζήτησης στο web και στο Outlook για να βρείτε γρήγορα οτιδήποτε ξεκινά από εργασίες, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ραντεβού, επαφές. Αυτό το πρόσθετο προσφέρει την επιλογή Έξυπνες ειδοποιήσεις που σας επιτρέπει να ελέγχετε πότε θα λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να σταματήσετε να λαμβάνετε νέα μηνύματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία DND (Μην ενοχλείτε) που διακόπτει τη διαδικασία συγχρονισμού αλληλογραφίας για καθορισμένο χρονικό διάστημα.
Το Mail Mining φέρνει επίσης τη λειτουργία «Μην ενοχλείτε»Outlook να σταματήσει να λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδοποιήσεις για καθορισμένο χρονικό διάστημα. Αυτό βοηθά το χρήστη να επικεντρωθεί στις άλλες σημαντικές εργασίες χωρίς να βγει εκτός σύνδεσης. Η λειτουργία έξυπνης ειδοποίησης σάς επιτρέπει να ορίσετε μια λίστα με τους τύπους email ή να επιλέξετε τις διευθύνσεις και τις επαφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, προκειμένου να λάβετε μόνο τις πιο σημαντικές ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιπλέον, αντί να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία του Προκαθορισμένου προτύπου του Outlook, μπορείτε να δοκιμάσετε τα πρότυπα MailMining να δημιουργούν γρήγορα, να επεξεργάζονται και να στέλνουν μηνύματα που έχουν κατά το μάλλον ή ήττον ίδιο περιεχόμενο σε διαφορετικούς παραλήπτες.
Μετά την εγκατάσταση, ξεκινήστε το Outlook και μεταβείτε στην καρτέλα Add-in που προστέθηκε πρόσφατα για να αποκτήσετε πρόσβαση στις λειτουργίες Mail Mining.
Ξεκινώντας με τον διαχειριστή προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτενα δημιουργήσετε όσα πρότυπα θέλετε και να τα χρησιμοποιήσετε κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Από το μενού Εξόρυξη αλληλογραφίας, επιλέξτε Διαχείριση προτύπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε όλα τα πρότυπα. Μπορείτε να προσθέσετε νέα πρότυπα αλληλογραφίας και να τροποποιήσετε και να καταργήσετε υπάρχοντα πρότυπα. Η δημιουργία προτύπου απαιτεί δύο απλά βήματα. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη, δώστε ένα όνομα και εισαγάγετε το περιεχόμενο του προτύπου.
Η ρύθμιση των έξυπνων ειδοποιήσεων είναι επίσης εύκολη. Κάντε κλικ στην επιλογή Έξυπνες ειδοποιήσεις στην κορδέλα και επιλέξτε επαφές και εισαγάγετε λέξεις-κλειδιά για τις οποίες θέλετε να ενημερωθείτε στο μέλλον.
Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Μην ενοχλήστε, κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο της γραμμής συστήματος και επιλέξτε τη χρονική διάρκεια από τη λίστα, για να σταματήσετε να εμφανίζετε ειδοποιήσεις και να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε το βίντεο, εξηγώντας τόσο τα χαρακτηριστικά όσο και τη χρήση της Εξόρυξης Mail.
Λειτουργεί τόσο στο Outlook 2007 όσο και στο Outlook 2010.
Σημείωση: Η εξόρυξη αλληλογραφίας έχει διακοπεί. Μπορείτε να ελέγξετε το InboxEx που προσφέρει προηγμένες λειτουργίες αναζήτησης και διαχείρισης αλληλογραφίας.
Σχόλια