Τα PDF είναι η προτιμώμενη μορφή εγγράφου όταν εσείςπρέπει να δημοσιεύσετε ένα έγγραφο online. Πολλοί άνθρωποι μπορούν να χρησιμοποιήσουν έναν επεξεργαστή κειμένου όπως το MS Word για να δημιουργήσουν ένα έγγραφο, αλλά πιθανότατα να το δημοσιεύσουν ως PDF. Το MS Word διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία που σας επιτρέπει να εξάγετε ένα έγγραφο ως αρχείο PDF. Είναι πρακτικό και το έγγραφο γίνεται τέλεια. Υπάρχει μόνο ένα πρόβλημα. το μέγεθος του εγγράφου. Το αρχείο PDF που δημιουργεί το MS Word είναι πολύ μεγαλύτερο από αυτό που πρέπει να είναι. Αν έχετε εικόνες στο έγγραφο που εξάγετε, θα είναι ακόμα μεγαλύτερο. Για ένα έγγραφο που προορίζεται να δημοσιευθεί ηλεκτρονικά ή ακόμα και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αυτό είναι ένα πρόβλημα. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να βελτιστοποιήσετε εύκολα τα PDF που εξάγονται από το MS Word.
Εξαγωγή εγγράφου ως αρχείου PDF
Ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να εξαγάγετε ως αρχείο PDF. Μεταβείτε στο Αρχείο> Εξαγωγή.
Στην οθόνη Εξαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία PDF / XPS". Θα μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου "Δημοσίευση ως PDF ή XPS" όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας.
Ελαχιστοποίηση μεγέθους
Όταν εξάγετε ένα έγγραφο, έχετε δύο επιλογέςβελτιστοποίηση των PDF που εξάγονται από το MS Word. Η προεπιλεγμένη επιλογή είναι 'Standard' και θα δημιουργήσει πάντα ένα πολύ μεγαλύτερο αρχείο PDF. Για να δημιουργήσετε ένα μικρότερο αρχείο, επιλέξτε την επιλογή 'Ελαχιστοποίηση μεγέθους' από το πλαίσιο διαλόγου "Δημοσίευση ως PDF ή XPS".
Επιλέξτε τυπικές γραμματοσειρές
Στο MS Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχεδόν οποιαδήποτε γραμματοσειράπου είναι εγκατεστημένο στο σύστημά σας. Το μόνο πρόβλημα είναι ότι ο καθένας δεν έχει τις γραμματοσειρές που έχετε. Αν στείλετε ένα έγγραφο MS Word, η γραμματοσειρά δεν πηγαίνει μαζί του. Αν όμως εξάγετε αυτό το έγγραφο σε PDF, δεν θα πρέπει να ανησυχείτε για τη γραμματοσειρά επειδή η γραμματοσειρά θα ενσωματωθεί στο αρχείο. Αυτό πρόκειται να διογκώσει το μέγεθος του αρχείου. Αν η γραμματοσειρά που έχετε επιλέξει είναι μέρος του σχεδιασμού εγγράφων, προφανώς θα πρέπει να συμβιβαστείτε στο μέγεθος του αρχείου.
Εάν δεν είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τη γραμματοσειρά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μία από τις τυπικές γραμματοσειρές που υποστηρίζονται σε προγράμματα προβολής PDF. Αυτές οι γραμματοσειρές περιλαμβάνουν Times New Roman, Arial και Helvetica.
Εάν εξακολουθείτε να έχετε αρκετά μεγάλο αρχείο PDF, έναότι δεν μπορείτε να μοιραστείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές συμπίεσης στο διαδίκτυο για περαιτέρω μείωση του μεγέθους, αλλά δεν είναι σκόπιμο να το κάνετε αυτό για ένα βαρύ έγγραφο εικόνας. Με βαριά έγγραφα εικόνας, δεν έχετε πάρα πολλές επιλογές. Αν το αρχείο σας είναι αρχείο κειμένου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μικρότερο αρχείο το οποίο είναι ευκολότερο να μοιραστείτε.
Σχόλια