Το Excel είναι το αναλφάβητο (και η γυναίκα του)αγαπημένο εργαλείο χειρισμού δεδομένων. Οι εγγράφονται δηλαδή εκείνοι που μπορούν να κωδικοποιήσουν, δεν χρειάζεται να ανησυχούν πολύ για τις στήλες, τις σειρές και τον σωστό τύπο και τη σύνταξή του, επειδή αυτοί οι μάγοι έχουν τις δικές τους συσκευές. Για όλους τους άλλους, σχεδόν όλοι σε θέση διαχείρισης, το Excel είναι ένα βασικό εργαλείο εργασίας. Παρόλα αυτά, πολλοί άνθρωποι, ειδικά όσοι μόλις βγαίνουν σε δουλειά, εκφοβίζονται συχνά από αυτήν. Στην πραγματικότητα, αν μάθετε το Excel αρκετά καλά, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να διατηρήσετε αρχεία που βασίζονται στο χρόνο που ενημερώνονται αυτόματα, χρησιμοποιήστε τα για να αποθηκεύσετε απογραφή και ακόμη και να διεξάγετε έρευνες. Τούτου λεχθέντος, εδώ είναι πέντε πολύ βασικές λειτουργίες Excel που κάθε αρχάριος πρέπει να ξέρει.
Ολοκληρωμένες σειρές αυτόματης συμπλήρωσης και αυτόματης συμπλήρωσης
Εισαγωγή δεδομένων, ιδιαίτερα ένα μακρύ σύνολο δεδομένων είναιχρονοβόρα με εξαιρετική πιθανότητα εμφάνισης ανθρώπινου σφάλματος. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, όπου είναι δυνατόν, το Excel προβλέπει το κείμενο που προσπαθείτε να εισάγετε και σας δίνει τη δυνατότητα να το συμπληρώσετε για εσάς.
Πάρτε για παράδειγμα θέλετε να εισάγετε σειριακούς αριθμούςή αριθμούς ταυτότητας υπαλλήλων που ακολουθούν μια ακολουθία. Αντί να τις εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να εισάγετε τους πρώτους τρεις ή τέσσερις αριθμούς, να επιλέξετε τα κελιά με τους αριθμούς που έχουν εισαχθεί. Φέρτε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά πλευρά του τελευταίου κελιού και περιμένετε να μετατραπεί σε ένα σύμβολο μαύρου συν. Τραβήξτε το και θα μπορείτε να δείτε την τιμή που θα κρατήσει κάθε κελί. Το Excel θα αυξήσει αυτόματα την τιμή για εσάς. Αυτό το τέχνασμα χρησιμοποιείται καλύτερα με τους τύπους, επειδή η φόρμουλα θα ενημερώνεται αυτόματα για να διαβάσει τα αντίστοιχα κελιά στη σειρά αντί να έχει απόλυτη τιμή που θα είχαν οι τύποι αντιγραφής / επικόλλησης.
Αυτόματη συμπλήρωση
Αυτό το τέχνασμα πρέπει να παραληφθεί ενώ εσείςεισάγετε δεδομένα. Το Excel μπορεί να συμπληρώσει αυτόματα δεδομένα σε ένα κελί εάν τα δεδομένα που εισάγετε έχουν εισαχθεί σε ένα προηγούμενο κελί στην ίδια στήλη. Απλά πατήστε enter και συμπληρώστε το.
Έξυπνη αλφαβητική ταξινόμηση
Το Excel μπορεί να ταξινομήσει δεδομένα αλφαβητικά, αλλά ένας αρχάριοςμπορεί να διστάσει να χρησιμοποιήσει την επιλογή ταξινόμησης επειδή τα δεδομένα σε παρακείμενες στήλες σχετίζονται με αυτήν και η αναδιάταξη των δεδομένων θα διαταράξει τη σχέση. Για παράδειγμα, έχετε ονόματα, τμήματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου και ομάδες αίματος όλα σε μεμονωμένες στήλες δικές τους. Θέλετε να ταξινομήσετε τα ονόματα σε αλφαβητική σειρά, αλλά εξακολουθεί να θέλετε τα παρακείμενα κελιά να διαβάσουν τη σωστή διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και την ομάδα αίματος για αυτό το άτομο.
Μπορείτε να προχωρήσετε και να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Ταξινόμηση Α ως Ζεπειδή το Excel θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να επεκτείνετε την επιλογή για να συμπεριλάβετε δεδομένα σε παρακείμενες στήλες. Αυτό σας επιτρέπει να ταξινομήσετε μια στήλη αλφαβητικά και να τα ταξινομήσετε αντίστοιχα σε άλλες στήλες αντίστοιχα. Αυτή η έξυπνη διαλογή λειτουργεί για οποιονδήποτε τύπο κανόνων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Μετατροπή δεδομένων γραμμής σε δεδομένα στήλης
Πολλές φορές, τα δεδομένα δεν είναι καν στο σωστόδιάταξης για οποιονδήποτε να αρχίσει να την αναλύει. Η μορφή που συλλέχθηκε δεν δημιουργήθηκε με συγκεκριμένο σκοπό και μπορεί συχνά να διαπιστώσετε ότι πρέπει να μεταφέρετε δεδομένα από μια σειρά σε μια στήλη ή το αντίστροφο. Αντί να αντιγράφετε και να επικολλάτε κάθε ξεχωριστή τιμή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λειτουργία επικόλλησης ειδικού τύπου που ονομάζεται Transpose για να κάνετε ακριβώς αυτό.
Επιλέξτε και αντιγράψτε τη στήλη που θέλετε να επικολλήσετε ως ασειρά. Επιλέξτε το πρώτο κελί της γραμμής στην οποία θέλετε να αντιγράψετε τα δεδομένα. Κάντε κλικ στο μικρό βέλος κάτω από το κουμπί Επικόλληση και επιλέξτε Επικόλληση ειδικών. Στο πλαίσιο επιλογής που εμφανίζεται, ελέγξτε την επιλογή "Μεταφορά" και κάντε κλικ στο OK.
Ξεχωριστά πρώτα και τελευταία ονόματα
Το Excel 2013 διαθέτει μια πραγματικά έξυπνη λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσηςπου λειτουργεί μεταξύ των στηλών. Πάρτε το πολύ συνηθισμένο παράδειγμα μιας στήλης που περιέχει τόσο τα πρώτα όσο και τα τελευταία ονόματα. Μπορεί να θέλετε να διαχωρίσετε τα ονόματα και τα επώνυμα και σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε τη λειτουργία concatenate με πολύ έξυπνο / δύσκολο τρόπο.
Με το Excel 2013, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ξεκινήσετεπληκτρολογώντας το πρώτο όνομα στην επόμενη στήλη. Κάνετε αυτό για τις πρώτες δύο ή τρεις εγγραφές και το Excel θα μάθει ποια είναι τα κριτήρια διαχωρισμού σας και θα απαριθμήσει τα δεδομένα για όλες τις αντίστοιχες τιμές στη στήλη για εσάς. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε enter. Αυτό λειτουργεί μόνο για κάθε τύπο δεδομένων.
Ξέρετε ένα τέχνασμα του Excel που χρησιμοποιείτε συχνά στην εργασία σας ή αυτό που εξαλείφει την περιττή εργασία; Μοιραστείτε μαζί μας στα σχόλια.
Σχόλια