Word 2010 incluye Unificación de correo característica, que permite al usuario crear documentos(Carta, correos electrónicos, fax, etc.) que son esencialmente los mismos pero contienen elementos únicos como el nombre del destinatario, dirección, número de contacto, ciudad, estado, etc. Ayuda al usuario a crear un documento para múltiples destinatarios más fácilmente simplemente seleccionando los nombres de los destinatarios y eligiendo el documento. Los datos personales del destinatario respectivo se agregarán automáticamente en el documento, lo que evita que los usuarios escriban la información personal de cada destinatario en cada documento, lo que eventualmente ahorra mucho tiempo. Esta publicación cubrirá cómo usar esta función a través de un simple asistente.
Inicie Word 2010, navegue hasta Mailings pestaña, y de Iniciar combinación de correspondencia opciones, haga clic Asistente de combinación de correspondencia paso a paso.
Esto traerá a colación Unificación de correo diálogo al lado de la ventana de documento de Word, aquí puede especificar el tipo de documento que desea crear, seleccionaremos Letras, hacer clic Siguiente: documento de inicio desde la parte inferior del cuadro de diálogo.
En este paso, se le proporcionarán diferentes opciones para crear cartas, elegiremos un procedimiento simple seleccionando por plantilla. Hacer clic Seleccionar plantilla
Esto traerá a colación Seleccionar plantilla diálogo, elija una plantilla adecuada. Estaremos usando Carta mediana modelo. Hacer clic Okay continuar.
En el lado izquierdo de la ventana puede ver que la plantilla se importa al documento, desde el panel derecho, haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios.
En este paso, puede elegir diferentes opciones para importar la lista de destinatarios, seleccionaremos una lista existente, presione Examinar para importar la lista de destinatarios deseados.
Utilizaremos la lista de destinatarios creada en Excel 2010. El nombre de la hoja de trabajo es Correo, que importaremos a Word Unificación de correo.
Elija una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Abierto importar.
Seleccionar tabla aparecerá el cuadro de diálogo, ahora elija la hoja de trabajo que contiene los datos requeridos, si la primera fila contiene encabezados de columna, luego habilite La primera fila de datos contiene encabezados de columna opción y haga clic OKAY.
Verás el Correo hoja de trabajo en el Destinatarios de combinación de correspondencia diálogo. Aquí puede filtrar los destinatarios en función de los encabezados de columna. Si queremos enviar cartas a los destinatarios que viven en la ciudad Akron Seleccionaremos Akron de Ciudad opciones desplegables.
Al hacer clic, mostrará solo los destinatarios que viven en Akron. Aquí también puede realizar diferentes acciones sobre la lista, tales como; Ordenar, filtrar, buscar duplicados, buscar destinatarios, y validar dirección. Hacer clic Okay para seguir adelante.
Ahora navegue a Mailings pestaña y haga clic Bloque de direcciones
Llegarás Insertar bloque de direcciones diálogo, desde Especificar elementos de dirección, elija el formato en el que desea mostrar el nombre del destinatario. Debajo Avance Puede ver la vista previa de los cambios que afecta. Debajo Corrija los problemas, haga clic en Campos de coincidencia para insertar un nuevo campo en la carta, ya que queremos incluir la dirección del destinatario.
Aparecerá el cuadro de diálogo Campos coincidentes, ahora desde Dirección 1 opciones seleccione Calle. Eso incluirá el nombre de la calle. También puede incluir otros campos si es necesario. Hacer clic Okay continuar.
Verá que la dirección se agrega al formato como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Hacer clic Okay continuar.
Ahora personalizaremos el mensaje de saludo, para eso navegue hasta Mailings pestaña y haga clic Línea de saludo.
En Insertar línea de saludo cuadro de diálogo, puede elegir el formato de saludo deseado Formato de línea de saludo. Debajo Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos elija el formato para destinatarios desconocidos. En Vista previa, muestra la vista previa de los cambios que realizó. Hacer clic Okay continuar.
Ahora para hacer AddressBlock más prominente, navegue a Casa y aplique colores y estilos de fuente sobre él
Navegar a Mailings pestaña, y de Finalizar y fusionar menú, haga clic Editar documentos individuales.
Traerá Fusionar con nuevo documento diálogo, puedes elegir Registro actual, seleccionaremos Todas para ver todos los destinatarios. Hacer clic Okay para mostrar la carta de cada destinatario.
Ahora, como puede ver en la captura de pantalla a continuación, Mail Merge creó cartas de cada destinatario que reside en la ciudad de Akron con sus respectivos nombres de calles.
Al usar Combinar correspondencia, también puede crear:
- Un conjunto de etiquetas o sobres: La dirección de devolución es la misma en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada una.
- Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes: El contenido básico es el mismo en todas las letras,mensajes o faxes, pero cada uno contiene información específica del destinatario individual, como el nombre, la dirección o algún otro dato personal.
- Un conjunto de cupones numerados: Los cupones son idénticos, excepto que cada uno contiene un número único.
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