Excel es el analfabeto del hombre (y de la mujer)herramienta de manipulación de datos favorita. Los alfabetizados, es decir, aquellos que pueden codificar, no necesitan preocuparse demasiado por las columnas, las filas y la fórmula correcta y su sintaxis porque estos asistentes tienen sus propios dispositivos. Para todos los demás, prácticamente cualquier persona en un puesto de gestión, Excel es una herramienta de trabajo esencial. A pesar de esto, muchas personas, especialmente aquellas que recién comienzan a trabajar, a menudo se sienten intimidadas. En realidad, si aprende Excel lo suficientemente bien, puede usarlo para mantener registros basados en el tiempo que se actualizan automáticamente, usarlo para almacenar inventario e incluso realizar encuestas. Dicho esto, aquí hay cinco funciones de Excel muy básicas que todo principiante necesita saber.
Serie de autocompletar y fórmulas de autocompletar
Ingresar datos, particularmente un conjunto largo de datos esconsume mucho tiempo con una excelente posibilidad de que ocurra un error humano. Es por eso que, cuando es posible, Excel predice el texto que está tratando de ingresar y le da la opción de completarlo por usted.
Tomemos, por ejemplo, que desea ingresar números de serieo números de identificación de empleado que siguen una secuencia. En lugar de ingresarlos manualmente, puede ingresar los primeros tres o cuatro números, seleccione las celdas con los números ingresados. Coloque el cursor en la esquina inferior derecha de la última celda y espere a que se convierta en un signo más negro. Arrástrelo y podrá ver el valor que tendrá cada celda. Excel incrementará automáticamente el valor por usted. Este truco se usa mejor con fórmulas porque la fórmula se actualizará automáticamente para leer las celdas correspondientes en una fila en lugar de tener un valor absoluto que tendrían las fórmulas copiadas / pegadas.
Autocompletar
Este truco está obligado a aprender mientras túintroducir datos. Excel puede rellenar automáticamente los datos en una celda si los datos que está ingresando se ingresaron en una celda anterior en la misma columna. Simplemente presione enter y para completarlo
Clasificación alfabética inteligente
Excel puede ordenar los datos alfabéticamente pero un principiantepodría dudar en usar la opción de clasificación porque los datos en columnas adyacentes están relacionados con ella y reordenar los datos perturbará la relación. Por ejemplo, tiene nombres, departamentos, direcciones, números de teléfono y grupos sanguíneos en columnas individuales. Desea ordenar los nombres en orden alfabético pero aún desea que las celdas adyacentes lean la dirección, el número de teléfono y el grupo sanguíneo correctos para esa persona.
Puede seguir adelante y usar la opción Ordenar de la A a la Zporque Excel le preguntará si desea expandir la selección para incluir datos en columnas adyacentes. Esto le permite ordenar una columna alfabéticamente y hacer que los datos correspondientes en otras columnas se ordenen respectivamente. Esta clasificación inteligente funciona para cualquier tipo de reglas que pueda usar.
Transformando datos de fila a datos de columna
Muchas veces, los datos ni siquiera están en el correctodiseño para que cualquiera pueda comenzar a analizarlo. El formato en el que se recopiló no se creó con ningún propósito específico en mente y, a menudo, es posible que necesite transferir datos de una fila a una columna o viceversa. En lugar de copiar y pegar cada valor individual, puede usar una función Pegar especial llamada Transponer para hacer precisamente eso.
Seleccione y copie la columna que desea pegar comofila. Seleccione la primera celda de la fila a la que desea copiar los datos. Haga clic en la pequeña flecha debajo del botón Pegar y seleccione Pegado especial. En el cuadro de opciones que aparece, marque la opción "Transponer" y haga clic en Aceptar.
Nombres y apellidos separados
Excel 2013 tiene una función de autocompletar realmente inteligenteeso funciona entre columnas. Tome el ejemplo muy común de una columna que contiene nombres y apellidos. Es posible que desee separar el nombre y el apellido y en versiones anteriores de Excel, esto significaba usar la función de concatenación de una manera muy inteligente / complicada.
Con Excel 2013, todo lo que necesita hacer es comenzarescribiendo el primer nombre en la siguiente columna. Haga esto para las primeras dos o tres entradas y Excel aprenderá cuáles son sus criterios de separación y enumerará los datos para todos los valores correspondientes en la columna. Todo lo que tienes que hacer es presionar enter. Esto funciona para casi cualquier tipo de datos.
¿Conoces un truco de Excel que utilizas a menudo en el trabajo o uno que elimina el trabajo redundante? Comparte con nosotros en los comentarios.
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