Teknisen asiakirjan kirjoittaminen ei ole hauskaatekemistä, mutta se vaatii henkilöltä ytimekkyyttä ja yksinkertaisten terminologioiden käyttöä. Lisäksi tiedät todennäköisesti kohdeyleisösi ymmärtämisen tason ja tiedät, että he ymmärtävät käytettyjä termejä ja kontekstia, jossa he ovat käyttäneet. Samaa ei voida sanoa ei-teknisestä kirjoittamisesta. Aina kun kirjoitat kaunokirjallisuutta tai vaikka kirjoitat raporttia, sen on oltava helppo ymmärtää. Raportin luettavuus ei ole vain käytettävän sanaston tiheys, vaan myös lauseiden monimutkaisuus. MS Wordissä on sisäänrakennettu luettavuusväline, joka tarkistaa asiakirjan luettavuuden kahdella eri indeksillä. Näin voit käyttää sitä.
Luettavuus-työkalua ei ole oletusarvoisesti käytössä. Ota se käyttöön valitsemalla Tiedosto> Asetukset. Vieritä Oikaisu-välilehdessä kohtaan Kun korjaat oikeinkirjoitusta ja kielioppia Wordissa -osaan ja ota käyttöön Näytä luettavuustilastot -vaihtoehto.
Sulje Asetukset-ikkuna ja palaaasiakirja, jonka haluat tarkistaa. Suorita asiakirjan täydellinen oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus. Kun tarkistus on valmis, Word antaa sinulle asiakirjan luettavuusraportin.
Luettavuus-osiossa on kaksi indeksiä;Flesch Reading Ease -indeksi ja Flesch-Kincaid -luokka. Mitä suurempi on Flesch Reading Ease -indeksin numero, sitä helpompaa asiakirjasi on lukea. Flesch-Kincaidin palkkaluokka osoittaa, minkä luokan tasolle asiakirja on kirjoitettu. 4 (kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa) osoittaa, että neljäs luokkalaite voi lukea asiakirjan helposti.
Kommentit