MS Excel on poikkeuksellisen älykäslaskentataulukko-sovellus, ja se ei ole vain siksi, että se tukee paljon loogisia argumentteja. Sovellus tunnistaa tiedot mistä se on, esim. se tietää milloin se käsittelee valuuttaa ja milloin se käsittelee aika-arvoja. Juuri tästä syystä monet MS Excelin toiminnoista ja kaavoista ovat niin hyödyllisiä. Ne eivät vain lisää ja vähennä numeroita, vaan niitä voidaan käyttää myös ajassa ja valuutassa. Tämä ominaisuus on kaikista tileistä hyödyllinen, kunnes se alkaa tunnistaa tietoja väärin. Joskus MS Excel tunnistaa tiedot, jotka eivät ole päivämääriä, juuri niin. Se muuttaa solun arvoa ja vaikuttaa käyttämiisi kaavoihin. Ainoa tapa käsitellä sitä on lopettaa numeroiden muuntaminen ajan tasalle.
Tämä tapahtuu enimmäkseen, kun syötät aakkosnumeerisenarvoja tietyssä muodossa, mutta ei ole rajoitettu vain niihin. Jos esimerkiksi kirjoitat 02-02 soluun, t tunnistetaan automaattisesti 2. helmikuuta. Sitten solu tunnistaa kaikki siihen syöttämät tiedot päivämäärä- tai aika-arvona.
Soluja koskevat kaavat ovatmyöhemmin, koska he eivät ole tekemisissä numeroiden kanssa. Sen sijaan he käsittelevät täysin erilaista dataa. Ratkaisu tähän ongelmaan on omituisen yksinkertainen.
Valitse ensin solu väärintunnistetut tiedot. Jos tarkastelet Numero-työkaluruudun avattavaa valikkoa, se lukee Mukautettu. Siinä ei edes lue 'Päivämäärä' tai 'Aika', ja tästä ongelma johtuu.
Avaa tämä pudotusvalikko ja valitse Teksti-vaihtoehto. Soluosi kirjoittamasi tiedot muuttuvat numeroiksi. Se on päivämäärä, jonka Excel tunnisti. Poista näkyvä luku ja kirjoita alkuperäiset tiedot uudelleen. Tällä kertaa solun ollessa asetettu tunnistamaan kaikki tekstinä, se ei muunna päivämäärää tai kellonaikaa tai muuta.
Tämä ei ratkaise kaikkia ongelmia, joita saatat kohdatasolun tietojen kanssa. Kun lisäät kaavan soluun, tiedot tunnistetaan silti päivämääränä paitsi, Excel muuntaa ne kyseisen päivämäärän numeeriseen arvoon. Käytetty kaava ei anna sinulle tarkkaa arvoa. Tätä ei ole helppo tapa kiertää, ja sinun on todennäköisesti alustettava tapa, jolla valitset arvoja kaavassasi, tai muutettava tapaa, jolla syöt ne soluun.
Tässä on paljon kokeiluja ja virheitä, jossinun on kuitenkin käytettävä kaavaa, jos kyse on vain tietojen esittämisestä, solun asettaminen tunnistamaan tiedot tekstiksi tekee tempun. Tämä asetus pysyy voimassa riippumatta siitä, millä laitteella katsot arkkia.
Kommentit