Excel on lukutaidottomien miesten (ja naisten)suosikki tietojen käsittelytyökalu. Lukutaidollisten eli niiden, jotka osaavat koodata, ei tarvitse itse huolehtia paljoista, riveistä, oikeasta kaavasta ja sen syntaksista, koska näillä velhoilla on omat laitteet. Kaikille muille, käytännössä jokaiselle johtotehtävissä oleville, Excel on välttämätön työkalu. Siitä huolimatta, monet ihmiset, etenkin juuri työn aloittavat, pelkäävät sitä usein. Todellisuudessa, jos opit Excelä riittävän hyvin, voit käyttää sitä pitämään aikapohjaisia tietueita, jotka päivittyvät automaattisesti, käyttävät sitä inventaarioiden tallentamiseen ja jopa tutkimusten suorittamiseen. Tässä on viisi hyvin perustason Excel-toimintoa, jotka jokaisen aloittelijan on tiedettävä.
Automaattinen täydennyssarja ja automaattisen täyttökaavat
Tietojen syöttäminen, etenkin pitkä tietoryhmä, onaikaa vievä ja erinomaiset mahdollisuudet tapahtua inhimillisissä virheissä. Siksi Excel ennustaa mahdollisuuksien mukaan tekstin, jota yrität kirjoittaa, ja antaa sinulle mahdollisuuden täyttää se sinulle.
Otetaan esimerkiksi haluat kirjoittaa sarjanumerottai Työntekijän tunnusnumerot, jotka seuraavat järjestystä. Sen sijaan, että kirjoitat niitä manuaalisesti, voit kirjoittaa kolme tai neljä ensimmäistä numeroa ja valita solut syötettyjen numeroiden kanssa. Vie osoitin viimeisen solun oikealle alakulmaan ja odota, kunnes se muuttuu mustana plusmerkkinä. Vedä se ulos ja näet jokaisen solun arvon. Excel lisää automaattisesti arvon sinulle. Tätä temppua käytetään parhaiten kaavojen kanssa, koska kaava päivittyy automaattisesti lukemaan vastaavat solut peräkkäin sen sijaan, että niillä olisi absoluuttinen arvo, jolla kopioiduilla / liitetyillä kaavoilla olisi.
Auto-Fill
Tämä temppu on varmasti poimittava, kun oletkirjoita tiedot. Excel voi täyttää tiedot automaattisesti solussa, jos antamasi tiedot on syötetty edelliseen soluun samassa sarakkeessa. Vain paina Enter ja täytä se.
Älykäs aakkosellinen lajittelu
Excel voi lajitella tiedot aakkosjärjestyksessä, mutta aloittelijallesaattaa epäröi käyttää lajitteluvaihtoehtoa, koska vierekkäisten sarakkeiden tiedot liittyvät siihen ja datan järjestäminen uudelleen häiritsee suhdetta. Esimerkiksi, sinulla on nimet, osastot, osoitteet, puhelinnumerot ja veriryhmät, kaikki erillisissä sarakkeissa. Haluat lajitella nimet aakkosjärjestykseen, mutta haluat kuitenkin, että vierekkäiset solut lukevat kyseisen henkilön oikean osoitteen, puhelinnumeron ja veriryhmän.
Voit mennä eteenpäin ja käyttää Lajittele A - Z -vaihtoehtoakoska Excel kysyy, haluatko laajentaa valintaa sisällyttämään tietoja vierekkäisiin sarakkeisiin. Tämän avulla voit lajitella yhden sarakkeen aakkosjärjestyksessä ja saada vastaavat tiedot muissa sarakkeissa itse lajitellaan. Tämä älykäs lajittelu toimii kaikenlaisissa mahdollisissa säännöissä.
Rivitietojen muuttaminen sarakkeistiedoiksi
Usein tietoja ei ole edes oikeinasettelu kaikille, jotka alkavat analysoida sitä. Muotoa, johon se kerättiin, ei luotu minkään erityisen tarkoituksen kannalta, ja saatat usein huomata, että sinun on siirrettävä tietoja riviltä sarakkeisiin tai päinvastoin. Kunkin yksittäisen arvon kopioinnin ja liittämisen sijasta voit käyttää juuri Transpose-nimistä Paste Special -toimintoa.
Valitse ja kopioi sarake, jonka haluat liittäärivi. Valitse sen rivin ensimmäinen solu, johon haluat kopioida tiedot. Napsauta Pieni nuoli Liitä-painikkeen alla ja valitse Liitä erityinen. Valitse aukeavassa valintaikkunassa Transponointi-vaihtoehto ja napsauta OK.
Erilliset etunimet ja sukunimet
Excel 2013: lla on todella älykäs automaattinen täyttö -toimintojoka toimii sarakkeiden välillä. Ota hyvin yleinen esimerkki sarakkeesta, joka sisältää sekä etunimen että sukunimen. Haluat ehkä erottaa etunimen ja sukunimen, ja vanhemmissa Excel-versioissa, tämä tarkoitti yhdistelmätoiminnon käyttämistä erittäin taitavalla / hankalilla tavoilla.
Excel 2013: n avulla sinun tarvitsee vain aloittaakirjoittamalla etunimi seuraavaan sarakkeeseen. Tee tämä kahdelle tai kolmelle ensimmäiselle merkinnälle, ja Excel oppii erottelukriteerisi ja luettelee sarakkeessa kaikkien vastaavien arvojen tiedot. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on painaa Enter. Tämä toimii melkein minkä tahansa tyyppisissä tiedoissa.
Tiedätkö Excel-tempun, jota käytät usein työssä, tai sellaisen, joka poistaa tarpeettoman työn? Jaa kanssamme kommentteissa.
Kommentit