तकनीकी दस्तावेज लिखना सबसे मजेदार नहीं हैबात करना है, लेकिन यह एक व्यक्ति को संक्षिप्त और सरलतम शब्दावली का उपयोग करने की आवश्यकता है। क्या अधिक है कि आप अपने लक्षित श्रोताओं के समझने के स्तर को जानते हैं और आप जानते हैं कि वे उपयोग किए गए शब्दों के साथ-साथ उन संदर्भों को भी समझेंगे, जिनका उपयोग गैर-तकनीकी लेखन के लिए नहीं किया जा सकता है। किसी भी समय आप कल्पना लिख रहे हैं, या यदि आप एक रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो भी इसे समझना आसान है। किसी रिपोर्ट की पठनीयता केवल इस बात के बारे में नहीं है कि शब्दावली का उपयोग कितना घना है, बल्कि यह भी है कि आपके वाक्य कितने जटिल हैं। एमएस वर्ड में एक अंतर्निहित पठनीयता उपकरण है जो दो अलग-अलग सूचकांकों पर दस्तावेज़ की पठनीयता की जांच करता है। यहां इसका उपयोग कैसे किया जाता है
पठनीयता उपकरण डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है। इसे सक्षम करने के लिए, फ़ाइल> विकल्प पर जाएं। प्रूफिंग टैब में, वर्ड के सेक्शन में स्पेलिंग और ग्रामर को सही करते हुए Pro तक स्क्रॉल करें और the रीडबिलिटी के आंकड़े दिखाएं ’विकल्प को सक्षम करें।
विकल्प विंडो बंद करें और वापस लौटेंदस्तावेज़ आप की पठनीयता की जाँच करना चाहते हैं। दस्तावेज़ पर संपूर्ण वर्तनी और व्याकरण की जाँच करें। जब जाँच पूरी हो जाती है, तो Word आपको दस्तावेज़ के लिए एक पठनीयता रिपोर्ट देगा।
पठनीयता अनुभाग आपको दो सूचकांक देता है;Flesch पढ़ना आसानी सूचकांक और Flesch-Kincaid ग्रेड स्तर। Flesch Reading आसानी सूचकांक के लिए संख्या जितनी अधिक होगी, आपके दस्तावेज़ को पढ़ना उतना ही आसान होगा। Flesch-Kincaid ग्रेड स्तर इंगित करता है कि दस्तावेज़ किस ग्रेड स्तर के लिए लिखा गया है। एक 4 (जैसा कि ऊपर स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है) इंगित करता है कि दस्तावेज़ को एक चौथे ग्रेडर द्वारा आसानी से पढ़ा जा सकता है।
टिप्पणियाँ