A műszaki dokumentum írása nem a legszórakoztatóbbtennivaló, de megköveteli, hogy egy személy tömör legyen és a legegyszerűbb terminológiát használja. Sőt, valószínűleg ismeri a célközönség megértési szintjét, és tudja, hogy megérti a használt kifejezéseket, valamint a felhasznált kontextust. Ugyanez nem mondható el a nem műszaki írásról. Bármikor, amikor fikciót ír, vagy akár riportot is ír, annak könnyen érthetőnek kell lennie. A jelentés olvashatósága nemcsak arról szól, hogy milyen sűrű a szókincs, hanem az is, hogy mennyire összetett a mondat. Az MS Word beépített olvashatósági eszközzel rendelkezik, amely két különböző indexen ellenőrzi a dokumentum olvashatóságát. Itt van, hogyan kell használni.
Az olvashatóság eszköz alapértelmezés szerint nem engedélyezett. Ennek engedélyezéséhez lépjen a Fájl> Beállítások menübe. A Bizonyítás lapon görgessen le a „Helyesírás és a nyelvtan helyesbítése a Wordben” szakaszig, és engedélyezze a „Olvashatóság statisztikáinak megjelenítése” lehetőséget.
Zárja be az Opciók ablakot, és térjen vissza adokumentum, amelyet ellenőrizni szeretne. Végezzen el egy teljes helyesírás- és nyelvtani ellenőrzést a dokumentumon. Az ellenőrzés befejezése után a Word olvashatósági jelentést készít a dokumentumról.
Az olvashatóság szakasz két mutatót ad;a Flesch Reading Ease index és a Flesch-Kincaid fokozat szintje. Minél nagyobb a Flesch Reading Ease index száma, annál könnyebb a dokumentum olvasása. A Flesch-Kincaid fokozat szintje jelzi, hogy a dokumentum milyen szintű szintet írta. A 4 (amint az a fenti képernyőképen látható) azt jelzi, hogy a dokumentum könnyen olvasható egy negyedik osztályozó segítségével.
Hozzászólások