A PDF a preferált dokumentumformátum, ha Önonline dokumentumot kell közzétennie. Nagyon sok ember használhat olyan szövegszerkesztõt, mint például az MS Word, a dokumentum létrehozásához, de valószínûleg PDF formátumban közzéteszi. Az MS Word rendelkezik egy beépített funkcióval, amely lehetővé teszi a dokumentum exportálását PDF-fájlként. Ez praktikus, és a dokumentum tökéletesen megjelenik. Csak egy probléma van; a dokumentum mérete. Az MS Word által létrehozott PDF fájl sokkal nagyobb, mint amilyennek lennie kellene. Ha vannak képek az exportálandó dokumentumban, akkor az még nagyobb lesz. Az online kiadásra szánt vagy e-mailben küldött dokumentum esetében ez probléma. A jó hír az, hogy elég egyszerűen optimalizálhatja az MS Word programból exportált PDF fájlokat.
Dokumentum exportálása PDF fájlként
Nyissa meg az exportálni kívánt fájlt PDF formátumban. Válassza a Fájl> Exportálás menüpontot.
Az Exportálás képernyőn kattintson a „PDF / XPS létrehozása” gombra. Akkor megjelenik a „Közzététel PDF formátumban vagy XPS formátumban” párbeszédpanel, ahol elmentheti a dokumentumot.
A méret minimalizálása
Dokumentum exportálásakor két lehetőség közül választhatoptimalizálja az MS Word programból exportált PDF fájlokat. Az alapértelmezett beállítás a „Normál”, és mindig sokkal nagyobb PDF fájlt hoz létre. Kisebb fájl létrehozásához válassza a „Méret minimalizálása” lehetőséget a Közzététel PDF formátumban vagy XPS formátumban párbeszédpanelen.
Válassza a Normál betűtípus lehetőséget
Az MS Word alkalmazásban szinte bármilyen betűtípust felhasználhatamelyet telepített a rendszerére. Az egyetlen probléma az, hogy nem mindenkinek van betűtípusa. Ha MS Word dokumentumot küld, a betűtípus nem jár vele. Ha azonban exportálja ezt a dokumentumot PDF-be, akkor nem kell aggódnia a betűtípus miatt, mert a betűtípus beágyazódik a fájlba. Ez megnöveli a fájl méretét. Ha a kiválasztott betűtípus része a dokumentumtervnek, akkor nyilvánvalóan kompromisszumot kell tennie a fájl méretében.
Ha nem igazán érdekli a betűtípust, akkor a legjobb, ha a szokásos betűkészleteket használja, amelyeket a PDF-nézők támogatnak. Ezek a betűtípusok tartalmazzák a Times New Roman, az Arial és a Helvetica betűkészleteket.
Ha továbbra is meglehetősen nagy a PDF fájlja, akkor az egyikmivel nem tud megosztani e-mailben, az online tömörítési alkalmazások segítségével tovább csökkentheti a méretet, de nem nehéz ezt megtenni egy nehéz képű dokumentum esetében. A nehéz képpel rendelkező dokumentumoknál nincs túl sok lehetőség. Ha a fájl szöveges fájl, készíthet egy kisebb fájlt, amelyet könnyebb megosztani.
Hozzászólások