Excel הוא הגבר (והאישה) של האנאלפביתיםכלי מניפולציה מועדף על נתונים. קרוא וכתוב, כלומר אלה שיכולים לתקן, אינם צריכים לדאוג לעצמם הרבה מהעמודות, השורות והנוסחה הנכונה והתחביר שלה מכיוון שלמכשפים האלה יש מכשירים משלהם. עבור כל האחרים, כמעט כל אחד בתפקיד ניהולי, Excel הוא כלי עבודה חיוני. למרות זאת, הרבה אנשים, במיוחד אלה שנכנסים לתפקיד, נבהלים לעתים קרובות מכך. במציאות, אם אתה לומד Excel בצורה מספקת, אתה יכול להשתמש בה כדי לשמור רשומות מבוססות זמן המתעדכנות אוטומטית, להשתמש בהן כדי לאחסן מלאי ואפילו לבצע סקרים. עם זאת, הנה חמש פונקציות אקסל בסיסיות ביותר שכל מתחיל צריך לדעת.
נוסחאות השלמה אוטומטית וטפסות מילוי אוטומטי
הזנת נתונים, במיוחד קבוצה ארוכה של נתונים היאזמן רב עם סיכוי מצוין לטעות אנוש. לכן, במידת האפשר, Excel מנבא את הטקסט שאתה מנסה להזין ונותן לך את האפשרות למלא אותו עבורך.
קח לדוגמה שברצונך להזין מספרים סידורייםאו מספרי זיהוי עובדים שעוקבים אחר רצף. במקום להזין אותם ידנית, תוכלו להזין את שלושת או ארבעת המספרים הראשונים, לבחור את התאים עם המספרים שהוזנו. הבא את הסמן לפינה השמאלית התחתונה של התא האחרון והמתין שהוא יהפוך לסימן פלוס שחור. גרור אותו החוצה ותוכל לראות את הערך שכל תא יחזיק. Excel יעלה אוטומטית את הערך עבורך. ניתן להשתמש בטריק זה בצורה הטובה ביותר עם נוסחאות מכיוון שהנוסחה תתעדכן באופן אוטומטי בכדי לקרוא את התאים המתאימים בשורה במקום שיהיה בעל ערך מוחלט שיש לנו נוסחאות העתקה / הדבקה.
מילוי אוטומטי
הטריק הזה צפוי להרים בזמן שאתההזן נתונים. Excel יכול למלא נתונים באופן אוטומטי בתא אם הנתונים שהזנת הוזנו בתא קודם באותה עמודה. פשוט לחץ על Enter וכדי למלא אותו.
מיון אלפביתי חכם
Excel יכול למיין נתונים באופן אלפביתי אך למתחילעשוי להסס להשתמש באפשרות המיון מכיוון שהנתונים בעמודות סמוכות קשורים אליה וסידור מחדש של הנתונים יפריע לקשר. לדוגמה, יש לך שמות, מחלקות, כתובות, מספרי טלפון וקבוצות דם כולם בעמודות בודדות משלהם. אתה רוצה למיין את השמות בסדר אלפביתי, אך עדיין רוצה שהתאים הסמוכים יקראו את הכתובת, מספר הטלפון וקבוצת הדם הנכונה עבור אותו אדם.
תוכלו להמשיך ולהשתמש באפשרות מיין A עד ת ’מכיוון ש- Excel ישאל אם ברצונך להרחיב את הבחירה כך שתכלול נתונים בעמודות סמוכות. זה מאפשר לך למיין עמודה אחת באופן אלפביתי ולהגדיר את הנתונים המתאימים בעמודות אחרות, בהתאמה. מיון חכם זה פועל לכל סוג של כללים שתוכלו להשתמש בהם.
שינוי נתוני שורה לנתוני עמודות
הרבה פעמים הנתונים אפילו לא נכוניםעבור כל מי שמתחיל לנתח אותו. הפורמט בו הוא נאסף לא נוצר עם מטרה ספציפית בראש, ולעתים קרובות תגלה שעליך להעביר נתונים משורה לטור או להפך. במקום להעתיק ולהדביק כל ערך פרטני, תוכלו להשתמש בפונקציה הדבקה מיוחדת בשם Transpose כדי לעשות בדיוק את זה.
בחר והעתק את העמודה שברצונך להדביק כ-שורה. בחר את התא הראשון בשורה שאליה תרצה להעתיק את הנתונים. לחץ על החץ הקטן מתחת ללחצן הדבק ובחר הדבק מיוחד. בתיבת האפשרויות המופיעה, סמן את האפשרות 'שקוף' ולחץ על אישור.
שמות פרטיים ואחרונים נפרדים
ל- Excel 2013 יש פונקציית מילוי אוטומטי חכמה באמתשעובד בין העמודות. קח את הדוגמא הנפוצה מאוד לטור שמכיל שמות פרטיים ושמות משפחה כאחד. יתכן שתרצה להפריד בין השמות הפרטיים ושמות המשפחה ובגרסאות Excel ישנות יותר, פירוש הדבר היה שימוש בפונקציה השרשור בצורה חכמה / מסובכת מאוד.
עם Excel 2013 כל שעליך לעשות הוא להתחילהקלדת השם הפרטי בעמודה הבאה. עשה זאת בשתי או שלוש הרשומות הראשונות ו- Excel ילמד מה קריטריוני ההפרדה שלך ופרט את הנתונים עבור כל הערכים המתאימים בעמודה עבורך. כל שעליכם לעשות הוא להכות Enter. זה עובד כמעט על כל סוג של נתונים.
האם אתה מכיר טריק אקסל שבו אתה משתמש לעתים קרובות בעבודה, או כזה שמבטל עבודה מיותרת? שתפו אותנו בתגובות.
הערות