Word 2010 bevat Mailmerge functie, waarmee de gebruiker documenten kan maken(Brief, e-mails, fax, enz.) Die in wezen hetzelfde zijn, maar unieke elementen bevatten zoals de naam van de ontvanger, het adres, het contactnummer, de stad, de staat, enz. Het helpt de gebruiker om eenvoudiger een document voor meerdere ontvangers te maken door de namen van de ontvangers te selecteren en het document kiezen. Persoonlijke gegevens van de respectieve ontvanger worden automatisch aan het document toegevoegd, waardoor gebruikers de persoonlijke gegevens van elke ontvanger niet in elk document kunnen schrijven, waardoor uiteindelijk veel tijd wordt bespaard. Dit bericht behandelt het gebruik van deze functie via een eenvoudige wizard.
Start Word 2010, ga naar mailings tab en van Start Afdruk samenvoegen opties, klik Stap voor stap Wizard Afdruk samenvoegen.
Dit komt eraan Mailmerge dialoogvenster aan de zijkant van het Word-documentvenster, hier kunt u het type document opgeven dat u wilt maken, we zullen selecteren Brieven, Klik Volgende: Startdocument onderaan het dialoogvenster.
In deze stap krijgt u verschillende opties om letters te maken. We kiezen een eenvoudige procedure door op sjabloon te selecteren. Klik Selecteer sjabloon.
Dit komt eraan Selecteer sjabloon dialoogvenster, kies een geschikte sjabloon. We zullen gebruiken Mediane brief sjabloon. Klik OK doorgaan.
Aan de linkerkant van het venster ziet u dat de sjabloon in het document is geïmporteerd. Klik vanuit het rechterdeelvenster op Volgende: Selecteer ontvangers.
In deze stap kunt u verschillende opties kiezen om de lijst met ontvangers te importeren. We zullen een bestaande lijst selecteren en op Bladeren klikken om de gewenste lijst met ontvangers te importeren.
We zullen de ontvangerslijst gebruiken die is gemaakt in Excel 2010. De naam van het werkblad is Mail, die we in Word zullen importeren Mailmerge.
Kies een Excel-werkblad, klik Open importeren.
Selecteer tabel dialoogvenster verschijnt, kies nu het werkblad dat de vereiste gegevens bevat, als de eerste rij kolomkoppen bevat, schakel dan in De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen optie en klik op OK.
U zult het zien Mail werkblad in de Afzender samenvoegen dialoogvenster. Hier kunt u de ontvangers filteren op basis van kolomkoppen. Als we brieven willen sturen naar de ontvangers die in de stad wonen Akron. We zullen Akron selecteren uit stad vervolgkeuzelijsten.
Als u klikt, worden alleen de ontvangers weergegeven die in Akron wonen. Hier kunt u ook verschillende acties in de lijst uitvoeren, zoals; Sorteren, filteren, duplicaten zoeken, ontvangers zoeken, en valideer adres. Klik OK om verder te gaan.
Navigeer nu naar mailings en klik op Adresblok.
Je zult bereiken Adresblok invoegen dialoogvenster, van Specificeer adreselementen, kies het formaat waarin u de naam van de ontvanger wilt weergeven. Onder Voorbeeld u ziet een voorbeeld van de wijzigingen die van invloed zijn. Onder Corrigeer problemen, klik op Velden matchen om een nieuw veld in de brief in te voegen, omdat we het adres van de ontvanger willen opnemen.
Het dialoogvenster Velden zoeken zal verschijnen, nu van adres 1 opties selecteer Straat. Dat zal de naam van de straat bevatten. U kunt indien nodig ook andere velden opnemen. Klik OK doorgaan.
U zult zien dat het adres is toegevoegd aan het formaat zoals weergegeven in de onderstaande screenshot. Klik OK doorgaan.
Nu zullen we het begroetingsbericht aanpassen, daarvoor navigeren naar mailings en klik op Groetlijn.
In Begroetingsregel invoegen dialoogvenster, kunt u het gewenste begroetingsformaat kiezen Opmaak begroetingsregel. Onder Begroetingsregel voor ongeldige ontvangernamen kies het formaat voor onbekende ontvangers. Onder Voorbeeld toont het een voorbeeld van de aangebrachte wijzigingen. Klik OK doorgaan.
Nu maken AddressBlock prominenter, navigeer naar Huis en pas kleuren en lettertypen toe.
Navigeren naar mailings tab en van Voltooien en samenvoegen menu, klik Individuele documenten bewerken.
Het zal brengen Samenvoegen tot nieuw document dialoogvenster, kunt u kiezen Huidig record, we zullen selecteren Allemaal om alle ontvangers te bekijken. Klik OK om de brief van elke ontvanger te tonen.
Zoals u in de onderstaande schermafbeelding kunt zien, heeft Mail Merge brieven gemaakt van alle ontvangers die in Akron wonen met hun respectieve straatnamen.
Door Afdruk samenvoegen te gebruiken, kunt u ook het volgende maken:
- Een set etiketten of enveloppen: Het retouradres is hetzelfde op alle etiketten of enveloppen, maar het bestemmingsadres is uniek op elke.
- Een set standaardbrieven, e-mailberichten of faxen: De basisinhoud is hetzelfde in alle letters,berichten of faxen, maar elk bevat informatie die specifiek is voor de individuele ontvanger, zoals naam, adres of een ander stuk persoonlijke gegevens.
- Een reeks genummerde coupons: De kortingsbonnen zijn identiek, behalve dat elk een uniek nummer bevat.
Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in Word 2010 Menu voorbereiden & terugkeren naar de laatst bewerkte regel in Word 2010.
Comments