Een technisch document schrijven is niet het leuksteding om te doen, maar het vereist een persoon om beknopt te zijn en de eenvoudigste terminologieën te gebruiken. Wat meer is, is dat u waarschijnlijk het bevattingsniveau van uw doelgroep kent en dat u weet dat zij de gebruikte termen en de context waarin ze zijn gebruikt begrijpen. Hetzelfde kan niet worden gezegd voor niet-technisch schrijven. Elke keer dat je fictie schrijft, of zelfs als je een rapport schrijft, moet het gemakkelijk te begrijpen zijn. De leesbaarheid van een rapport gaat niet alleen over hoe dicht het gebruikte vocabulaire is, maar ook hoe complex uw zinnen zijn. MS Word heeft een ingebouwde leesbaarheidstool die de leesbaarheid van documenten op twee verschillende indices controleert. Hier is hoe het te gebruiken.
De tool Leesbaarheid is niet standaard ingeschakeld. Om het in te schakelen, ga naar Bestand> Opties. Blader op het tabblad Controle naar beneden naar de sectie ‘Bij het corrigeren van spelling en grammatica in Word’ en schakel de optie ‘Leesbaarheidsstatistieken weergeven’ in.
Sluit het venster Opties en ga terug naar dedocument waarvan u de leesbaarheid wilt controleren. Voer een volledige spelling- en grammaticacontrole uit op het document. Wanneer de controle is voltooid, krijgt u van Word een leesbaarheidsrapport voor het document.
Het gedeelte Leesbaarheid geeft u twee indices;de Flesch Reading Ease index en het Flesch-Kincaid Grade Level. Hoe hoger het nummer voor de Flesch Reading Ease-index, hoe gemakkelijker uw document te lezen is. Het cijferniveau Flesch-Kincaid geeft aan voor welk niveauniveau het document is geschreven. Een 4 (zoals weergegeven in de bovenstaande schermafbeelding) geeft aan dat het document gemakkelijk kan worden gelezen door een vierde klasser.
Comments