Excel is de ongeletterde man (en vrouw)favoriete gegevensmanipulatietool. De geletterden, d.w.z. degenen die kunnen coderen, hoeven zich geen zorgen te maken over kolommen, rijen en de juiste formule en de syntaxis, omdat deze wizards hun eigen apparaten hebben. Voor alle anderen, praktisch iedereen in een managementpositie, is Excel een essentiële werktool. Desondanks zijn veel mensen, vooral degenen die gewoon in een baan stappen, er vaak door geïntimideerd. In werkelijkheid, als u Excel goed genoeg leert, kunt u het gebruiken om op tijd gebaseerde records bij te houden die automatisch worden bijgewerkt, het gebruiken om inventaris op te slaan en zelfs enquêtes uit te voeren. Dat gezegd hebbende, hier zijn vijf zeer eenvoudige Excel-functies die elke beginner moet weten.
Formules automatisch aanvullen en formules automatisch vullen
Gegevens invoeren, met name een lange reeks gegevens istijdrovend met een uitstekende kans op een menselijke fout. Daarom voorspelt Excel, waar mogelijk, de tekst die u probeert in te voeren en geeft u de optie om deze voor u in te vullen.
Neem bijvoorbeeld dat u serienummers wilt invoerenof werknemer-ID-nummers die een reeks volgen. In plaats van ze handmatig in te voeren, kunt u de eerste drie of vier cijfers invoeren, de cellen selecteren met de ingevoerde cijfers. Breng de cursor rechtsonder in de laatste cel en wacht tot deze in een zwart plusteken verandert. Sleep het naar buiten en u zult de waarde zien die elke cel zal bevatten. Excel zal de waarde automatisch voor u verhogen. Deze truc wordt het best gebruikt met formules omdat de formule automatisch wordt bijgewerkt om de overeenkomstige cellen in een rij te lezen in plaats van een absolute waarde te hebben die formules die worden gekopieerd / geplakt zouden hebben.
Auto-Fill
Deze truc zal zeker worden opgepikt terwijl jijgegevens invoeren. Excel kan gegevens in een cel automatisch invullen als de gegevens die u invoert, zijn ingevoerd in een vorige cel in dezelfde kolom. Druk op enter en vul het in.
Slim alfabetisch sorteren
Excel kan gegevens alfabetisch sorteren, maar een beginnerkan aarzelen om de sorteeroptie te gebruiken, omdat gegevens in aangrenzende kolommen hieraan gerelateerd zijn en het opnieuw ordenen van de gegevens de relatie verstoort. U hebt bijvoorbeeld namen, afdelingen, adressen, telefoonnummers en bloedgroepen allemaal in afzonderlijke kolommen. U wilt de namen in alfabetische volgorde sorteren, maar wilt nog steeds dat de aangrenzende cellen het juiste adres, telefoonnummer en bloedgroep voor die persoon lezen.
U kunt doorgaan en de optie Sorteren van A tot Z gebruikenomdat Excel vraagt of u de selectie wilt uitbreiden om gegevens in aangrenzende kolommen op te nemen. Hiermee kunt u één kolom alfabetisch sorteren en de overeenkomstige gegevens in andere kolommen respectievelijk sorteren. Deze slimme sortering werkt voor elk type regels dat u zou kunnen gebruiken.
Rijgegevens transformeren naar kolomgegevens
Vaak zijn gegevens niet eens correctlayout voor iedereen om het te analyseren. Het formaat waarin het is verzameld, is niet gemaakt met een specifiek doel in gedachten en u zult vaak ondervinden dat u gegevens van een rij naar een kolom moet overbrengen of vice versa. In plaats van elke individuele waarde te kopiëren en te plakken, kunt u daarvoor de functie Plakken speciaal gebruiken met de naam Transpose.
Selecteer en kopieer de kolom die u wilt plakken als eenrij. Selecteer de eerste cel van de rij waarnaar u de gegevens wilt kopiëren. Klik op de kleine pijl onder de knop Plakken en selecteer Plakken speciaal. Vink in het optievak dat verschijnt de optie ‘Transponeren’ aan en klik op OK.
Afzonderlijke voor- en achternaam
Excel 2013 heeft een echt slimme functie voor automatisch vullendat werkt tussen kolommen. Neem het veel voorkomende voorbeeld van een kolom die zowel voor- als achternaam bevat. Misschien wilt u de voor- en achternaam scheiden en in oudere Excel-versies betekende dit dat u de aaneengeschakelde functie op een zeer slimme / lastige manier moest gebruiken.
Met Excel 2013 hoeft u alleen maar te beginnentyp de voornaam in de volgende kolom. Doe dit voor de eerste twee of drie vermeldingen en Excel leert wat uw scheidingscriteria zijn en vermeldt de gegevens voor alle overeenkomstige waarden in de kolom voor u. Het enige wat u hoeft te doen is op enter drukken. Dit werkt voor vrijwel elk type gegevens.
Kent u een Excel-truc die u vaak op het werk gebruikt, of een die overbodig werk elimineert? Deel het met ons in de comments.
Comments