Utvilsomt fremstår Outlook 2010 på listenav PIM-apper (Personal Information Manager) som er tilgjengelige der ute. Bortsett fra å sende og motta e-post, inneholder den en liste over verktøy og funksjoner som lar brukeren administrere og organisere oppgave, e-post, kalendere og kontakter under en hette. I dag skal vi grave ut dypt inn i Outlook 2010 kontakter, der du enkelt kan legge til, redigere, administrere og organisere kontaktliste.
Til å begynne med starter du Outlook 2010 for å se nærmere på tilgjengelige kontakteralternativer. Klikk på Kontakter på venstre sidefelt.
Kontaktvinduets hovedvindu vises med eksisterende kontakter.
Naviger til Hjem-fanen, du vil se liste overKontaktgrupper; Ny, slett, kommuniser, nåværende visning, handlinger, deling, tagger og søk. Fra disse gruppene kan du tilpasse eksisterende kontakter på en mye bedre måte.
Vi vil grave dypt i grupper. Fra Ny gruppe kan du opprette en ny kontakt øyeblikkelig, klikke på den for å begynne å legge inn ønsket informasjon.
Fra Ny kontaktgruppe, start oppretting av ny gruppe helt fra bunnen av, med forskjellige medlemmer og tilhørende informasjon.
I Ny gruppe, kan du også opprette forskjellige nye elementer som; E-post, avtale, møte, kontakt, oppgave etc.
For å slette eksisterende kontakt, velg ønsket innhold og klikk på Slett-knapp.
I Kommuniser gruppe får du forskjellige alternativer for å kommunisere med eksisterende kontakter. Velg kontakten og klikk E-post. Du kan også sende den valgte mottakeren en møteinvitasjon.
Utforsk flere kommunikasjonsalternativer fra Flere valg; Du kan ringe, svare med direktemelding, opprette journaloppføring og tilordne en oppgave til valgt kontakt.
Bytt til forskjellige visninger fra Nåværende utsikt og den vil umiddelbart vise deg kontaktene i valgte visninger.
Fra Handlingsgrupper kan du utføre visse handlinger over kontakter. Fra Bevege seg valg, velg destinasjonen du vil flytte den valgte kontakten. Herfra kan du flytte valgt kontakt til forskjellige mapper.
Hvis du vil sende en kontakt for Mail Merge-formål, klikker du Mail Merge, dialogboksen vises der du trenger å fylle ut de nødvendige feltene og spesifisere dokumentets plassering, før du klikker OK.
Ettersom Outlook 2010 gir suveren samhold med andre Office Suite-apper, kan du sende kontakten direkte til OneNote med et enkelt klikk.
For å dele kontakt, velg ønsket alternativ fra Del gruppe. Du kan videresende det som visittkort, Outlook-kontakt og som tekstmelding.
Fra kategorien Tagger kan du feste forskjellige koder med kontaktene, tilordne fargede kategorier og lage valgt kontakt som privat.
For å finne ut spesifikk kontakt fra en lang kontaktliste, bare skriv inn søkeordet i Finn en kontakt søkefelt.
En av de viktigste funksjonene er å eksportere Kontakter, noe brukerne enkelt kan gjøre i forskjellige formater ved å bruke denne guiden (merk at det krever at et tillegg er installert).
Du er kanskje også interessert i konkurranseguiden vår for Outlook 2010 Send / Motta-funksjon.
kommentarer