Hvordan optimalisere PDF-filer som eksporteres fra MS Word

PDF-er er det foretrukne dokumentformatet når dutrenger å publisere et dokument på nettet. Mange mennesker bruker kanskje en tekstbehandler som MS Word for å lage et dokument, men de vil sannsynligvis publisere det som en PDF. MS Word har en innebygd funksjon som lar deg eksportere et dokument som en PDF-fil. Det er praktisk, og dokumentet er gjengitt perfekt. Det er bare ett problem; dokumentets størrelse. PDF-filen som MS Word lager, er mye større enn den burde være. Hvis du har bilder i dokumentet du eksporterer, vil det bli enda større. For et dokument ment å bli publisert online, eller til og med e-post, er dette et problem. Den gode nyheten er at du kan optimalisere PDF-filer som eksporteres fra MS Word ganske enkelt.

Eksporter dokument som PDF-fil

Åpne filen du vil eksportere som en PDF-fil. Gå til Fil> Eksporter.

Klikk på "Opprett PDF / XPS" -knappen på eksportskjermen. Du blir ført til dialogboksen 'Publiser som PDF eller XPS' der du kan lagre dokumentet.

Minimer størrelse

Når du eksporterer et dokument får du to alternativer tiloptimalisere PDF-filer som eksporteres fra MS Word. Standardalternativet er ‘Standard’, og det vil alltid opprette en mye større PDF-fil. Hvis du vil lage en mindre fil, velger du alternativet 'Minimer størrelse' fra dialogboksen Publiser som PDF eller XPS.

Velg standard skrifter

I MS Word kan du bruke omtrent hvilken som helst fontsom er installert på systemet ditt. Det eneste problemet er at ikke alle har skrifttypene du har. Hvis du sender et MS Word-dokument, følger ikke skriften med det. Hvis du eksporterer dokumentet til PDF, trenger du ikke å bekymre deg for skriften fordi skriften vil være innebygd i filen. Dette kommer til å blåse opp størrelsen på filen. Hvis skriften du har valgt er en del av dokumentutformingen, må du åpenbart gå på akkord med filstørrelsen.

Hvis du ikke er interessert i skriften, er det best å bruke en av standardfontene som støttes i PDF-seere. Disse skriftene inkluderer Times New Roman, Arial og Helvetica.

Hvis du fortsatt har en ganske stor PDF-fil, ensom du ikke kan dele via e-post, kan du bruke komprimeringsapper på nettet for å redusere størrelsen ytterligere, men det er ikke tilrådelig å gjøre det for et tunge dokument. Med tunge dokumenter med bilder har du ikke for mange alternativer. Hvis filen din er tekstfil, kan du lage en mindre fil som er enklere å dele.