Word 2010 obejmuje Korespondencja seryjna funkcja umożliwiająca tworzenie dokumentów(List, e-mail, faks itp.), Które są zasadniczo takie same, ale zawierają unikalne elementy, takie jak nazwa odbiorcy, adres, nr kontaktowy, miasto, stan itp. Pomaga użytkownikowi w łatwiejszym tworzeniu dokumentu dla wielu odbiorców poprzez wybranie nazw odbiorców i wybór dokumentu. Dane osobowe danego odbiorcy zostaną automatycznie dodane do dokumentu, co uniemożliwi użytkownikom zapisywanie danych osobowych każdego odbiorcy w każdym dokumencie, co ostatecznie pozwoli zaoszczędzić dużo czasu. Ten post dotyczy korzystania z tej funkcji za pomocą prostego kreatora.
Uruchom Word 2010, przejdź do Mailingi tab i od Rozpocznij korespondencję seryjną opcje, kliknij Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.
To przyniesie Korespondencja seryjna okno dialogowe z boku okna dokumentu Word, tutaj możesz określić typ dokumentu, który chcesz utworzyć, wybierzemy Litery, Kliknij Dalej: Dokument początkowy z dołu okna dialogowego.
W tym kroku otrzymasz różne opcje tworzenia listów, my wybierzemy prostą procedurę, wybierając według szablonu. Kliknij Wybierz szablon.
To przyniesie Wybierz szablon wybierz odpowiedni szablon. Będziemy używać Mediana Listu szablon. Kliknij dobrze kontynuować.
Po lewej stronie okna widać, że szablon jest importowany do dokumentu, w prawym okienku kliknij Dalej: wybierz odbiorców.
W tym kroku możesz wybrać różne opcje importowania listy odbiorców, wybierzemy istniejącą listę, kliknij Przeglądaj, aby zaimportować listę żądanych odbiorców.
Będziemy korzystać z listy adresatów utworzonej w programie Excel 2010. Nazwa arkusza roboczego to Poczta, które zaimportujemy do programu Word Korespondencja seryjna.
Wybierz arkusz programu Excel, kliknij otwarty importować.
Wybierz tabelę pojawi się okno dialogowe, teraz wybierz arkusz zawierający wymagane dane, jeśli pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, a następnie włącz Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn opcję i kliknij DOBRZE.
Zobaczysz Poczta arkusz roboczy w Adresaci korespondencji seryjnej dialog. Tutaj możesz odfiltrować odbiorców na podstawie nagłówków kolumn. Jeśli chcemy wysłać listy do odbiorców mieszkających w mieście Akron Wybierzemy Akron z Miasto opcje rozwijane.
Po kliknięciu pokaże tylko odbiorców mieszkających w Akron. Tutaj możesz także wykonywać różne akcje na liście, takie jak; Sortuj, Filtruj, Znajdź duplikaty, Znajdź odbiorców, i zweryfikuj adres. Kliknij dobrze aby kontynuować.
Teraz przejdź do Mailingi kartę i kliknij Blok adresów
Dotrzesz Wstaw blok adresu okno dialogowe z Określ elementy adresu, wybierz format, w którym chcesz wyświetlać nazwę odbiorcy. Pod Zapowiedź możesz zobaczyć podgląd zmian, które dotyczą. Pod Rozwiąż problemy, kliknij Dopasuj pola aby wstawić nowe pole do listu, ponieważ chcemy podać adres odbiorcy.
Pojawi się okno dialogowe Dopasuj pola, teraz z Adres 1 opcje wybierz Ulica. To będzie zawierać nazwę ulicy. W razie potrzeby możesz także dołączyć inne pola. Kliknij dobrze kontynuować.
Zobaczysz, że adres został dodany do formatu, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej. Kliknij dobrze kontynuować.
Teraz dostosujemy wiadomość powitalną, aby przejść do Mailingi kartę i kliknij Linia powitania.
W Wstaw linię powitania W oknie dialogowym możesz wybrać żądany format powitania Format linii powitania. Pod Wiersz powitania dla nieprawidłowych nazw odbiorców wybierz format dla nieznanych odbiorców. W obszarze Podgląd pokazuje podgląd dokonanych zmian. Kliknij dobrze kontynuować.
Teraz do zrobienia AddressBlock bardziej widoczne, przejdź do Dom i zastosuj na nim kolory i style czcionek.
Nawigować do Mailingi tab i od Zakończ i połącz menu kliknij Edytuj poszczególne dokumenty.
To przyniesie Scal z nowym dokumentem okno dialogowe, możesz wybrać Aktualny zapis, wybierzemy Wszystko aby zobaczyć wszystkich odbiorców. Kliknij dobrze aby wyświetlić literę każdego odbiorcy.
Teraz, jak widać na zrzucie ekranu poniżej, funkcja korespondencji seryjnej utworzyła litery każdego odbiorcy zamieszkałego w mieście Akron z odpowiednimi nazwami ulic.
Korzystając ze korespondencji seryjnej, możesz również utworzyć:
- Zestaw etykiet lub kopert: Adres zwrotny jest taki sam na wszystkich etykietach lub kopertach, ale adres docelowy jest unikalny na każdym z nich.
- Zestaw listów, wiadomości e-mail lub faksów: Podstawowa treść jest taka sama we wszystkich literach,wiadomości lub faksy, ale każda z nich zawiera informacje specyficzne dla konkretnego odbiorcy, takie jak imię i nazwisko, adres lub inne dane osobowe.
- Zestaw numerowanych kuponów: Kupony są identyczne, z wyjątkiem tego, że każdy zawiera unikalny numer.
Być może zainteresuje Cię także menu Przygotuj Word 2010 i wróć do ostatnio edytowanej linii w Word 2010.
Komentarze