PDFs são o formato de documento preferido quando vocêprecisa publicar um documento online. Muitas pessoas podem usar um processador de texto como o MS Word para criar um documento, mas provavelmente o publicarão em PDF. O MS Word possui um recurso interno que permite exportar um documento como um arquivo PDF. É útil e o documento é renderizado perfeitamente. Há apenas um problema; o tamanho do documento. O arquivo PDF criado pelo MS Word é muito maior do que deveria ser. Se você tiver imagens no documento que está exportando, será ainda maior. Para um documento que deve ser publicado on-line ou mesmo enviado por e-mail, isso é um problema. A boa notícia é que você pode otimizar PDFs exportados do MS Word com bastante facilidade.
Exportar documento como arquivo PDF
Abra o arquivo que você deseja exportar como um arquivo PDF. Vá para Arquivo> Exportar.
Na tela Exportar, clique no botão "Criar PDF / XPS". Você será direcionado para a caixa de diálogo "Publicar como PDF ou XPS", onde poderá salvar seu documento.
Minimizar tamanho
Ao exportar um documento, você tem duas opções paraotimizar PDFs exportados do MS Word. A opção padrão é "Padrão" e sempre criará um arquivo PDF muito maior. Para criar um arquivo menor, selecione a opção "Minimizar tamanho" na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS.
Escolha fontes padrão
No MS Word, você pode usar praticamente qualquer fonteque está instalado no seu sistema. O único problema é que nem todos têm as fontes que você possui. Se você enviar um documento do MS Word, a fonte não o acompanha. Se você exportar esse documento para PDF, não precisará se preocupar com a fonte, pois ela será incorporada ao arquivo. Isso vai aumentar o tamanho do arquivo. Se a fonte que você selecionou fizer parte do design do documento, obviamente você precisará comprometer o tamanho do arquivo.
Se você não sabe a fonte, é melhor usar uma das fontes padrão suportadas nos visualizadores de PDF. Essas fontes incluem Times New Roman, Arial e Helvetica.
Se você ainda tiver um arquivo PDF bastante grande, umque você não pode compartilhar por e-mail, use aplicativos de compactação on-line para reduzir ainda mais o tamanho, mas não é aconselhável fazer isso em um documento com imagens pesadas. Com documentos com imagens pesadas, você não tem muitas opções. No entanto, se o seu arquivo for de texto, você poderá criar um arquivo menor que seja mais fácil de compartilhar.
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