Excel este bărbatul analfabet (și femeia)instrument de manipulare a datelor preferate. Alfabetizații, adică cele care pot codifica, nu trebuie să se îngrijoreze prea mult de coloane, rânduri și formula corectă și sintaxa acesteia, deoarece acești vrăjitori au dispozitive proprii. Pentru toți ceilalți, practic orice persoană aflată într-o poziție de conducere, Excel este un instrument esențial de lucru. În ciuda acestui fapt, mulți oameni, în special cei care intră doar într-un loc de muncă sunt adesea intimidați de acesta. În realitate, dacă înveți Excel suficient de bine, îl poți folosi pentru a păstra înregistrările bazate pe timp care se actualizează automat, îl poți folosi pentru a stoca inventarul și chiar pentru a efectua sondaje. Acestea fiind spuse, iată cinci funcții Excel foarte de bază pe care orice începător trebuie să le cunoască.
Formule automate de serie și completare automată
Introducerea de date, în special un set lung de date esteconsumă timp cu o șansă excelentă de apariție a unei erori umane. Acesta este motivul pentru care, dacă este posibil, Excel prezice textul pe care încercați să îl introduceți și vă oferă opțiunea de a-l completa pentru dvs.
Luăm, de exemplu, că vrei să introduci numere de seriesau numere de identificare ale angajaților care urmează o secvență. În loc să le introduceți manual, puteți introduce primele trei sau patru numere, selectați celulele cu numerele introduse. Aduceți cursorul în partea dreaptă jos a ultimei celule și așteptați ca acesta să se transforme într-un semn negru plus. Trageți-l afară și veți putea vedea valoarea pe care o va avea fiecare celulă. Excel va crește automat valoarea pentru dvs. Acest truc este cel mai bine utilizat cu formulele, deoarece formula se va actualiza automat pentru a citi celulele corespunzătoare la rând, în loc să aibă o valoare absolută pe care ar avea formulele de copiat / lipit.
Auto-Fill
Acest truc trebuie să fie ridicat în timp ce tuintroduceți date. Excel poate umple automat datele într-o celulă dacă datele introduse au fost introduse într-o celulă anterioară din aceeași coloană. Doar apăsați introduceți și completați-l.
Sortare alfabetică inteligentă
Excel poate sorta date alfabetic, dar un începătors-ar putea să ezite să folosească opțiunea de sortare, deoarece datele din coloanele adiacente sunt legate de aceasta, iar reordonarea datelor va perturba relația. De exemplu, aveți nume, departamente, adrese, numere de telefon și grupe de sânge toate în coloane individuale. Doriți să sortați numele în ordine alfabetică, dar doriți totuși ca celulele adiacente să citească adresa, numărul de telefon și grupa de sânge corectă pentru acea persoană.
Puteți merge mai departe și puteți utiliza opțiunea Sort A to Zdeoarece Excel vă va întreba dacă doriți să extindeți selecția pentru a include date în coloanele adiacente. Acest lucru vă permite să sortați o coloană alfabetic și să aveți datele corespunzătoare în alte coloane, să se sorteze. Acest sortare inteligentă funcționează pentru orice tip de reguli pe care le puteți utiliza.
Transformarea rândurilor de date în date în coloane
De multe ori, datele nu sunt chiar corectelayout pentru ca oricine să înceapă să-l analizeze. Formatul în care a fost colectat nu a fost creat cu un scop specific în minte și puteți găsi adesea că trebuie să transferați date de la un rând la o coloană sau invers. În loc să copiați și să lipiți fiecare valoare individuală, puteți utiliza o funcție Paste special numită Transpose pentru a face exact asta.
Selectați și copiați coloana pe care doriți să o inserați carând. Selectați prima celulă a rândului în care doriți să copiați datele. Faceți clic pe săgeata mică de sub butonul Lipire și selectați Lipire specială. În caseta de opțiuni care apare, verificați opțiunea „Transpunere” și faceți clic pe OK.
Separați numele și prenumele
Excel 2013 are o funcție de completare automată cu adevărat inteligentăcare funcționează între coloane. Ia exemplul foarte obișnuit al unei coloane care conține prenume și prenume. S-ar putea să doriți să separați numele și prenumele și în versiunile Excel mai vechi, aceasta însemna utilizarea funcției de concatenare într-un mod foarte inteligent / complicat.
Cu Excel 2013, tot ce trebuie să faci este să începitastând prenumele în coloana următoare. Faceți acest lucru pentru primele două sau trei intrări, iar Excel va afla care sunt criteriile dvs. de separare și va enumera datele pentru toate valorile corespunzătoare din coloană pentru dvs. Tot ce trebuie să faci este să nimerești. Acest lucru funcționează pentru aproape orice tip de date.
Cunoașteți un truc Excel pe care îl utilizați des la serviciu sau unul care elimină munca redundantă? Distribuie cu noi în comentarii.
Comentarii