Excel je negramotný muž (a žena)obľúbený nástroj na manipuláciu s údajmi. Tí gramotní, t. J. Tí, ktorí dokážu kódovať, sa nemusia starať o stĺpce, riadky a správny vzorec a jeho syntax, pretože títo sprievodcovia majú svoje vlastné zariadenia. Excel je pre všetkých ostatných, prakticky pre kohokoľvek v riadiacej funkcii, nevyhnutným pracovným nástrojom. Napriek tomu to veľa ľudí, najmä tých, ktorí práve vstupujú do práce, často zastraší. V skutočnosti, ak sa naučíte program Excel dostatočne dobre, môžete ho použiť na uchovávanie časovo riadených záznamov, ktoré sa automaticky aktualizujú, na ukladanie zásob a dokonca na vykonávanie prieskumov. Tu je päť základných funkcií programu Excel, ktoré musí každý začiatočník vedieť.
Auto-Complete Series a Auto Fill Formulas
Zadávanie údajov, najmä dlhá množina údajov, ječasovo náročné s vynikajúcou pravdepodobnosťou výskytu ľudskej chyby. Preto ak je to možné, Excel predpovedá text, ktorý sa snažíte zadať, a dáva vám možnosť vyplniť ho za vás.
Zoberme si napríklad, že chcete zadať sériové číslaalebo identifikačné čísla zamestnanca, ktoré nasledujú za sebou. Namiesto manuálneho zadávania ich môžete zadať prvé tri alebo štyri čísla a vybrať bunky so zadanými číslami. Premiestnite kurzor do pravého dolného rohu poslednej bunky a počkajte, kým sa nezmení na čierny znak plus. Pretiahnite ju a uvidíte, akú hodnotu bude mať každá bunka. Excel automaticky zvýši hodnotu za vás. Tento trik sa najlepšie používa pri vzorcoch, pretože vzorec sa automaticky aktualizuje, aby čítal príslušné bunky v riadku namiesto toho, aby mal absolútnu hodnotu, ktorú by mali vzorce na kopírovanie / prilepenie.
Auto-Fill
Tento trik sa musí vyzdvihnúť, zatiaľ čo vyzadajte dáta. Excel môže automaticky vyplniť údaje v bunke, ak boli zadané údaje vložené do predchádzajúcej bunky v rovnakom stĺpci. Stačí kliknúť na Enter a vyplniť ho.
Inteligentné abecedné triedenie
Excel dokáže dáta zoradiť podľa abecedy, ale iba pre začiatočníkovmôže váhať použiť možnosť zoradenia, pretože s tým súvisia údaje v susedných stĺpcoch a zmena poradia údajov naruší vzťah. Napríklad máte názvy, oddelenia, adresy, telefónne čísla a krvné skupiny v samostatných samostatných stĺpcoch. Chcete zoradiť mená v abecednom poradí, ale stále chcete, aby susedné bunky prečítali správnu adresu, telefónne číslo a krvnú skupinu pre daného jednotlivca.
Môžete pokračovať a použiť možnosť Zoradiť od A do Zpretože program Excel sa opýta, či chcete rozšíriť výber tak, aby obsahoval údaje v susedných stĺpcoch. To vám umožní zoradiť jeden stĺpec podľa abecedy a príslušné údaje v ostatných stĺpcoch zoradiť podľa toho, či sú. Toto inteligentné triedenie funguje pre všetky typy pravidiel, ktoré môžete použiť.
Transformácia údajov riadkov na údaje stĺpcov
Mnohokrát ani údaje nie sú správnerozloženie pre každého, kto to začne analyzovať. Formát, v ktorom bol zhromaždený, nebol vytvorený s ohľadom na žiadny konkrétny účel a často zistíte, že musíte prenášať údaje z riadku do stĺpca alebo naopak. Namiesto toho, aby ste kopírovali a vkladali jednotlivé hodnoty, môžete na to použiť funkciu Prilepiť špeciálne nazvanú Transponovať.
Vyberte a skopírujte stĺpec, ktorý chcete vložiť akoriadok. Vyberte prvú bunku riadku, do ktorého chcete skopírovať údaje. Kliknite na malú šípku pod tlačidlom Prilepiť a vyberte Prilepiť špeciálne. V zobrazenom poli možností začiarknite políčko „Transponovať“ a kliknite na tlačidlo OK.
Samostatné krstné a priezvisko
Excel 2013 má skutočne inteligentnú funkciu automatického dopĺňaniaktorý funguje medzi stĺpcami. Urobte veľmi častý príklad stĺpca, ktorý obsahuje krstné meno a priezvisko. Možno budete chcieť oddeliť krstné meno a priezvisko a v starších verziách Excelu, čo znamená použitie zreťazenej funkcie veľmi šikovným / zložitejším spôsobom.
S programom Excel 2013 všetko, čo musíte urobiť, je začaťzadaním krstného mena do nasledujúceho stĺpca. Urobte to pre prvé dve alebo tri položky a program Excel sa naučí, aké sú vaše kritériá oddeľovania a v stĺpci pre vás uvedie údaje pre všetky príslušné hodnoty. Všetko, čo musíte urobiť, je stlačiť Enter. Toto funguje takmer pre akýkoľvek typ údajov.
Poznáte trik programu Excel, ktorý často používate v práci, alebo taký, ktorý vylučuje nadbytočnú prácu? Podeľte sa s nami v komentároch.
Komentáre