Att skriva ett tekniskt dokument är inte det roligastesak att göra men det kräver att en person är kortfattad och använder de enklaste terminologierna. Det som är mer är att du antagligen känner till din målgrupps förståelsesnivå och att du vet att de kommer att förstå termerna som används samt det sammanhang de har använts i. Samma sak kan inte sägas för icke-teknisk skrivning. Varje gång du skriver fiktion eller till och med om du skriver en rapport måste det vara lätt att förstå. En läsbarhet för en rapport handlar inte bara om hur tätt ordförrådet som används är utan också hur komplexa dina meningar är. MS Word har ett inbyggt läsbarhetsverktyg som kontrollerar dokumentets läsbarhet på två olika index. Så här använder du det.
Läsbarhetsverktyget är inte aktiverat som standard. Gå till Arkiv> Alternativ för att aktivera det. På fliken Korrektur, bläddra ner till avsnittet 'Vid korrigering av stavning och grammatik i Word' och aktivera alternativet 'Visa läsbarhetsstatistik'.
Stäng alternativfönstret och gå tillbaka tilldokument du vill kontrollera läsbarheten hos. Kör en komplett stavnings- och grammatikontroll av dokumentet. När kontrollen är klar kommer Word att ge dig en läsbarhetsrapport för dokumentet.
Avsnittet Läsbarhet ger dig två index;Flesch Reading Ease-index och Flesch-Kincaid-gradenivån. Ju högre nummer för Flesch Reading Ease-index, desto lättare är ditt dokument att läsa. Flesch-Kincaid klassnivå anger vilken klassnivå dokumentet är skriven för. En 4 (som visas på skärmdumpen ovan) indikerar att dokumentet enkelt kan läsas av en fjärde klassning.
kommentarer