PDF-filer är det föredragna dokumentformatet när dumåste publicera ett dokument online. Många människor kan använda en ordbehandlare som MS Word för att skapa ett dokument men de kommer troligtvis att publicera det som en PDF. MS Word har en inbyggd funktion som låter dig exportera ett dokument som en PDF-fil. Det är praktiskt och dokumentet återges perfekt. Det finns bara ett problem; dokumentets storlek. PDF-filen som MS Word skapar är mycket större än den borde vara. Om du har bilder i dokumentet som du exporterar kommer det att bli ännu större. För ett dokument som är tänkt att publiceras online eller till och med e-post, är detta ett problem. Den goda nyheten är att du kan optimera PDF-filer som exporteras från MS Word ganska enkelt.
Exportera dokument som PDF-fil
Öppna filen du vill exportera som en PDF-fil. Gå till Arkiv> Exportera.
Klicka på knappen Skapa PDF / XPS på exportskärmen. Du kommer till dialogrutan 'Publicera som PDF eller XPS' där du kan spara ditt dokument.
Minimera storlek
När du exporterar ett dokument får du två alternativ tilloptimera PDF-filer som exporteras från MS Word. Standardalternativet är 'Standard' och det skapar alltid en mycket större PDF-fil. Om du vill skapa en mindre fil väljer du alternativet 'Minimera storlek' i dialogrutan Publicera som PDF eller XPS.
Välj standardteckensnitt
I MS Word kan du använda nästan valfri typsnittdet är installerat på ditt system. Det enda problemet är inte att alla har de teckensnitt du har. Om du skickar ett MS Word-dokument följer inte teckensnittet det. Om du exporterar det dokumentet till PDF behöver du dock inte oroa dig för teckensnittet eftersom teckensnittet kommer att inbäddas i filen. Detta kommer att blåsa upp storleken på filen. Om teckensnittet du har valt är en del av dokumentdesignen måste du uppenbarligen kompromissa med filstorleken.
Om du inte är särskilt intresserad av teckensnittet är det bäst att använda ett av standardteckensnitten som stöds i PDF-visare. Dessa typsnitt inkluderar Times New Roman, Arial och Helvetica.
Om du fortfarande har en ganska stor PDF-fil, ensom du inte kan dela via e-post, kan du använda komprimeringsappar på nätet för att ytterligare minska storleken men det är inte tillrådligt att göra det för ett bildtungt dokument. Med tunga dokument med bilder har du inte för många alternativ. Om din fil dock är en textfil kan du skapa en mindre fil som är lättare att dela.
kommentarer