การเขียนเอกสารทางเทคนิคไม่ใช่เรื่องสนุกที่สุดสิ่งที่ต้องทำ แต่ต้องการคนที่จะกระชับและใช้คำศัพท์ที่ง่ายที่สุด ยิ่งไปกว่านั้นคุณอาจรู้ถึงระดับความเข้าใจของกลุ่มเป้าหมายของคุณและคุณรู้ว่าพวกเขาจะเข้าใจคำศัพท์ที่ใช้รวมถึงบริบทที่พวกเขาใช้งานมาเช่นเดียวกันไม่สามารถพูดได้สำหรับการเขียนที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค ทุกครั้งที่คุณเขียนนิยายหรือแม้ว่าคุณจะเขียนรายงานมันจะต้องเข้าใจง่าย การอ่านรายงานไม่ได้เกี่ยวกับความหนาแน่นของคำศัพท์ที่ใช้ แต่ยังรวมถึงความซับซ้อนของประโยคของคุณ MS Word มีเครื่องมือในการอ่านในตัวที่ตรวจสอบความสามารถในการอ่านของเอกสารในดัชนีที่แตกต่างกันสอง นี่คือวิธีการใช้งาน
เครื่องมือการอ่านไม่ได้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น หากต้องการเปิดใช้งานให้ไปที่ไฟล์> ตัวเลือก ในแท็บการพิสูจน์อักษรเลื่อนลงไปที่ส่วน ‘เมื่อแก้ไขการสะกดและไวยากรณ์ใน Word’ และเปิดใช้งานตัวเลือก ‘แสดงสถิติการอ่านได้’
ปิดหน้าต่างตัวเลือกและกลับไปที่เอกสารที่คุณต้องการตรวจสอบความสามารถในการอ่านของ ทำการตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์ทั้งหมดในเอกสาร เมื่อการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์ Word จะให้รายงานการอ่านสำหรับเอกสาร
ส่วนความสามารถในการอ่านได้ให้ดัชนีสองดัชนีดัชนีความง่ายดายในการอ่านของ Flesch และระดับเกรด Flesch-Kincaid ยิ่งตัวเลขสำหรับดัชนีความง่ายในการอ่านของ Flesch สูงเท่าไหร่เอกสารของคุณก็จะอ่านง่ายขึ้น ระดับเกรด Flesch-Kincaid บ่งชี้ว่าระดับเอกสารที่เขียนสำหรับ 4 (ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน) หมายถึงเอกสารที่สามารถอ่านได้ง่ายด้วยเกรดสี่
ความคิดเห็น