วิธีเพิ่มประสิทธิภาพ PDF ที่ส่งออกจาก MS Word

PDF เป็นรูปแบบเอกสารที่ต้องการเมื่อคุณจำเป็นต้องเผยแพร่เอกสารออนไลน์ ผู้คนจำนวนมากอาจใช้โปรแกรมประมวลผลคำเช่น MS Word เพื่อสร้างเอกสาร แต่พวกเขามีแนวโน้มที่จะเผยแพร่เป็น PDF MS Word มีคุณสมบัติในตัวที่ให้คุณส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF สะดวกและเอกสารถูกแสดงอย่างสมบูรณ์แบบ มีเพียงปัญหาเดียวคือ ขนาดของเอกสาร ไฟล์ PDF ที่ MS Word สร้างนั้นใหญ่กว่าที่ควรจะเป็น หากคุณมีภาพในเอกสารที่คุณกำลังส่งออกมันจะมีขนาดใหญ่ขึ้น สำหรับเอกสารที่ต้องการเผยแพร่ทางออนไลน์หรือส่งทางอีเมลนี่เป็นปัญหา ข่าวดีก็คือคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการส่งออก PDF จาก MS Word ได้อย่างง่ายดาย

ส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF

เปิดไฟล์ที่คุณต้องการส่งออกเป็นไฟล์ PDF ไปที่ไฟล์> ส่งออก

ในหน้าจอส่งออกให้คลิกปุ่ม ‘สร้าง PDF / XPS’ คุณจะถูกนำไปที่กล่องโต้ตอบ 'เผยแพร่เป็น PDF หรือ XPS' ซึ่งคุณสามารถบันทึกเอกสารของคุณได้

ย่อขนาดให้เล็กสุด

เมื่อคุณส่งออกเอกสารคุณจะได้รับสองทางเลือกปรับแต่ง PDF ที่ส่งออกจาก MS Word ตัวเลือกเริ่มต้นคือ 'มาตรฐาน' และจะสร้างไฟล์ PDF ที่ใหญ่กว่าเสมอ หากต้องการสร้างไฟล์ที่เล็กลงให้เลือกตัวเลือก "ย่อขนาดเล็กสุด" จากกล่องโต้ตอบเผยแพร่เป็น PDF หรือ XPS

เลือกแบบอักษรมาตรฐาน

ใน MS Word คุณสามารถใช้แบบอักษรใดก็ได้ที่ติดตั้งในระบบของคุณ ปัญหาเดียวไม่ใช่ทุกคนมีแบบอักษรที่คุณมี หากคุณส่งเอกสาร MS Word แบบอักษรจะไม่ไปด้วย หากคุณส่งออกเอกสารเป็น PDF แต่คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับแบบอักษรเนื่องจากแบบอักษรจะถูกฝังอยู่ในไฟล์ นี่จะขยายขนาดของไฟล์ หากแบบอักษรที่คุณเลือกเป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบเอกสารคุณจะต้องประนีประนอมกับขนาดไฟล์

หากคุณไม่เจาะจงเกี่ยวกับแบบอักษรคุณควรใช้แบบอักษรมาตรฐานตัวใดตัวหนึ่งที่รองรับในโปรแกรมดู PDF แบบอักษรเหล่านี้รวมถึง Times New Roman, Arial และ Helvetica

หากคุณยังมีไฟล์ PDF ขนาดใหญ่พอสมควรที่คุณไม่สามารถแชร์ผ่านอีเมลคุณสามารถใช้แอปบีบอัดออนไลน์เพื่อลดขนาดลงได้อีก แต่ไม่แนะนำให้ทำเช่นนั้นกับเอกสารที่มีรูปภาพขนาดใหญ่ ด้วยเอกสารหนัก ๆ ของภาพคุณไม่มีตัวเลือกมากเกินไป หากไฟล์ของคุณเป็นไฟล์ข้อความคุณสามารถสร้างไฟล์ที่เล็กลงซึ่งง่ายต่อการแชร์