Word 2010 включає Об’єднання пошти функція, яка дозволяє користувачеві створювати документи(Лист, електронні листи, факси тощо), які по суті є однаковими, але містять унікальні елементи, такі як ім'я одержувача, адреса, номер контакту, місто, штат тощо. Це допомагає користувачеві легше створити документ для кількох одержувачів, просто вибравши імена одержувачів та вибір документа. Особисті дані відповідного одержувача будуть автоматично додані в документ, що заважає користувачам записувати особисту інформацію кожного одержувача у кожному документі, зрештою заощаджуючи багато часу. У цій публікації буде описано, як користуватися цією функцією за допомогою простого майстра.
Запустіть Word 2010, перейдіть до Розсилки вкладку та від Почніть об’єднання пошти параметри, натисніть Покроковий майстер злиття пошти.
Це підведе Об’єднання пошти Діалогове вікно документа документа Word, тут ви можете вказати тип документа, який ви хочете створити, ми виберемо Листи, клацніть Далі: Стартовий документ знизу діалогового вікна.
На цьому кроці вам запропонують різні варіанти створення листів, ми виберемо просту процедуру, вибравши за шаблоном. Клацніть Виберіть шаблон.
Це підведе Виберіть шаблон виберіть відповідний шаблон. Ми будемо використовувати Середній лист шаблон. Клацніть гаразд продовжувати.
У лівій частині вікна ви бачите, як шаблон імпортується в документ, з правої панелі клацніть Далі: Виберіть одержувачів.
На цьому кроці ви можете вибрати різні варіанти імпорту списку одержувачів, ми виберемо існуючий список, натисніть Огляд, щоб імпортувати список бажаних одержувачів.
Ми будемо використовувати список одержувачів, створений у Excel 2010. Назва робочого аркуша Пошта, яку ми імпортуємо в Word Об’єднання пошти.
Виберіть робочий аркуш Excel та натисніть відчинено імпортувати.
Виберіть Таблиця З'явиться діалогове вікно, тепер виберіть робочий аркуш, який містить необхідні дані, якщо перший рядок містить заголовки стовпців, тоді увімкніть Перший рядок даних містить заголовки стовпців і натисніть кнопку ГАРАЗД.
Ви побачите Пошта робочий аркуш у Одержувач пошти злиття діалог. Тут ви можете відфільтрувати одержувачів на основі заголовків стовпців. Якщо ми хочемо надіслати листи одержувачам, які проживають у місті Акрон. Ми виберемо Akron з Місто випадаючі параметри.
Після натискання він покаже лише одержувачів, які проживають в Akron. Тут ви також можете виконувати різні дії над списком, наприклад; Сортування, фільтр, пошук дублікатів, пошук одержувачів, і підтвердити адресу. Клацніть гаразд продовжувати далі.
Тепер перейдіть до Розсилки і натисніть кнопку Блок адреси.
Ви досягнете Вставити адресний блок діалог, від Вкажіть елементи адреси, виберіть формат, у якому ви хочете показати ім'я одержувача. Під Попередній перегляд ви можете побачити попередній перегляд змін, які впливають. Під Виправте проблеми, натисніть Поле відповідності щоб вставити нове поле в лист, оскільки ми хочемо включити адресу одержувача.
Зараз з'явиться діалогове вікно "Поле відповідності" адреса 1 параметри виберіть Вулиця. Це буде включати назву вулиці. Ви можете також включити інші поля, якщо потрібно. Клацніть гаразд продовжувати.
Ви побачите, що адреса додана до формату, як показано на скріншоті нижче. Клацніть гаразд продовжувати.
Тепер ми налаштуємо вітальне повідомлення для цього переходу до Розсилки і натисніть кнопку Лінія привітання.
В Вставте лінію привітання У діалоговому вікні ви можете обрати бажаний формат привітання Формат привітання Під Вітальна лінія для недійсних імен одержувачів виберіть формат для невідомих одержувачів. У розділі Попередній перегляд відображається попередній перегляд внесених вами змін. Клацніть гаразд продовжувати.
Тепер зробити AddressBlock більш видатний, перейдіть на Головна і накладіть на неї кольори та стилі шрифту.
Перейдіть до Розсилки вкладку та від Завершити та об’єднати меню, натисніть Редагування окремих документів.
Це принесе Об’єднання в новий документ Ви можете вибрати діалогове вікно Поточний запис, ми відберемо Усі для перегляду всіх одержувачів. Клацніть гаразд показати лист кожного одержувача.
Тепер, як ви можете бачити на скріншоті нижче, Mail Merge створив листи кожного одержувача, який проживає в місті Акрон, з відповідними назвами вулиць.
За допомогою злиття пошти ви також можете створити:
- Набір етикеток або конвертів: Адреса повернення однакова на всіх етикетках або конвертах, але адреса призначення є унікальною для кожної.
- Набір листів форми, електронних повідомлень або факсів: Основний зміст однаковий у всіх літерах,повідомлення або факси, але кожен містить інформацію, специфічну для кожного одержувача, наприклад ім'я, адресу чи інший фрагмент особистих даних.
- Набір пронумерованих купонів: Талони ідентичні за винятком того, що кожен містить унікальне число.
Можливо, вас також зацікавить Підготувати меню та повернутись до останнього редагованого рядка в Word 2010.
Коментарі