Excel - це неграмотний чоловік (і жіночий)улюблений інструмент для маніпулювання даними Грамотним, тобто тим, хто може кодувати, не потрібно сильно турбуватися про стовпці, рядки та правильну формулу та її синтаксис, оскільки у цих майстрів є свої пристрої. Для всіх інших, практично для всіх, хто займає керівну посаду, Excel є важливим інструментом роботи. Незважаючи на це, дуже багато людей, особливо тих, хто просто вступає на роботу, часто її залякують. Насправді, якщо ви досить добре вивчите Excel, ви можете використовувати його для зберігання записів, заснованих на часі, які автоматично оновлюються, використовувати його для зберігання інвентарю та навіть проводити опитування. Однак, ось п'ять дуже основних функцій Excel, які повинен знати кожен новачок.
Автозаповнення серій та автозаповнення формул
Введення даних, особливо довгий набір данихвитрачає багато часу з великою ймовірністю виникнення помилки людини. Ось чому, де можливо, Excel передбачає текст, який ви намагаєтеся ввести, і дає вам можливість заповнити його.
Візьмемо для прикладу ви хочете ввести серійні номериабо Ідентифікаційні особи працівника, які дотримуються послідовності. Замість того, щоб вручну вводити їх, ви можете ввести перші три-чотири числа, вибрати клітинки із введеними номерами. Піднесіть курсор до правої нижньої частини останньої комірки та зачекайте, коли вона перетвориться на чорний знак плюс. Перетягніть його, і ви зможете побачити значення, яке матиме кожна комірка. Excel автоматично збільшує значення для вас. Цей трюк найкраще використовувати у формулах, оскільки формула автоматично оновлюється для читання відповідних комірок підряд, замість того, щоб мати абсолютне значення, яке мали б копії / вставлені формули.
Автозаповнення
Цей трюк неодмінно буде вибирати, поки виввести дані. Excel може автоматично заповнювати дані в комірці, якщо введені вами дані були введені в попередній комірці того ж стовпця. Просто натисніть Enter і заповніть його.
Розумне алфавітне сортування
Excel може сортувати дані за алфавітом, але для початківцівВи можете скористатися параметром сортування, оскільки дані в сусідніх стовпцях пов'язані з ним, і впорядкування даних порушить взаємозв'язок. Наприклад, у вас є назви, відділи, адреси, номери телефонів та групи крові, всі в окремих колонках. Ви хочете сортувати імена в алфавітному порядку, але все ж хочете, щоб сусідні клітини читали правильну адресу, номер телефону та групу крові для цієї особи.
Ви можете продовжити використання параметра Сортування від А до Ятому що Excel запитає, чи хочете ви розширити вибір для включення даних у сусідні стовпці. Це дозволяє сортувати один стовпчик за алфавітом та мати відповідні дані в інших стовпцях відповідно. Це розумне сортування працює для будь-якого типу правил, які ви можете використовувати.
Перетворення даних рядків у дані стовпців
Багато разів дані навіть не відповідають правильностімакет для того, щоб хтось почав її аналізувати. Формат, в якому він був зібраний, не був створений з якоюсь конкретною метою, і ви часто можете виявити, що вам потрібно перенести дані з рядка в стовпець або навпаки. Замість того, щоб копіювати та вставляти кожне окреме значення, ви можете скористатися спеціальною функцією вставки під назвою Transpose.
Виберіть і скопіюйте стовпець, який потрібно вставити якряд. Виберіть першу клітинку рядка, в який потрібно скопіювати дані. Клацніть стрілку під кнопкою Вставити та виберіть Спеціальна вставка. У вікні опцій, що з'явиться, поставте прапорець "Перенести" і натисніть кнопку ОК.
Відокремлюють перше та прізвище
Excel 2013 має дійсно розумну функцію автоматичного заповненнящо працює між стовпцями. Візьмемо дуже поширений приклад стовпця, який містить імена, і прізвища. Ви можете розділити ім’я та прізвища та в старих версіях Excel, це означало використання функції з’єднання дуже розумно / хитро.
З Excel 2013 все, що вам потрібно зробити - це початинабравши ім’я в наступному стовпчику. Зробіть це для перших двох-трьох записів, і Excel дізнається, якими є ваші критерії розділення, і перелічить дані для всіх відповідних значень у стовпці для вас. Все, що вам потрібно зробити, це натиснути Enter. Це працює майже для будь-якого типу даних.
Чи знаєте ви трюк Excel, який ви часто використовуєте на роботі, або той, що усуває зайву роботу? Поділіться з нами в коментарях.
Коментарі