Word 2010 включва Обединяване на поща функция, която позволява на потребителя да създава документи(Писмо, имейли, факс и т.н.), които по същество са едни и същи, но съдържат уникални елементи като име на получател, адрес, номер за контакт, град, държава и др. Помага на потребителя по-лесно да създаде документ за множество получатели, като просто избере имената на получатели и избор на документа. Личните данни на съответния получател ще бъдат автоматично добавени в документа, което не позволява на потребителите да записват личната информация на всеки получател във всеки документ, в крайна сметка спестявайки много време. Тази публикация ще разгледа как да използвате тази функция чрез обикновен съветник.
Стартирайте Word 2010, отворете Mailings раздела и от Стартирайте обединяване на поща опции, щракнете Стъпка по стъпка Помощник за обединяване на поща.
Това ще доведе до това Обединяване на поща диалогов прозорец отстрани на прозореца на Word документ, тук можете да посочите типа документ, който искате да създадете, ние ще изберете писма, кликване Следващ: Начален документ от дъното на диалоговия прозорец.
В тази стъпка ще ви бъдат предоставени различни опции за създаване на писма, ние ще изберем проста процедура, като изберете по шаблон. Кликнете Изберете шаблон.
Това ще доведе до това Изберете шаблон диалогов прозорец, изберете подходящ шаблон. Ще използваме Средно писмо шаблон. Кликнете Добре продължавам.
В лявата част на прозореца можете да видите, че шаблонът е импортиран в документ, от десния прозорец щракнете върху Следващ: Изберете получатели.
В тази стъпка можете да изберете различни опции за импортиране на списък на получатели, ще изберем съществуващ списък, натиснете Преглед, за да импортирате списък с желани получатели.
Ще използваме списък на получатели, създаден в Excel 2010. Името на работния лист е поща, които ще импортираме в Word Обединяване на поща.
Изберете Excel работен лист, щракнете отворено за внос.
Изберете Таблица ще се появи диалогов прозорец, сега изберете работния лист, който съдържа необходимите данни, ако първият ред съдържа заглавия на колоните, след това активирайте Първият ред данни съдържа заглавки на колони и щракнете върху ДОБРЕ.
Ще видите поща работен лист в Пощенски сливащи получатели диалоговия прозорец. Тук можете да филтрирате получателите въз основа на заглавията на колоните. Ако искаме да изпратим писма до получателите, живеещи в града Akron. Ще изберем Akron от град падащи опции.
След щракване ще се показват само получателите, живеещи в Akron. Тук можете също да извършвате различни действия над списъка като; Сортиране, филтриране, намиране на дубликати, намиране на получатели, и валидиращ адрес. Кликнете Добре да продължите по-нататък.
Сега отидете до Mailings и щракнете върху Блок адрес.
Ще стигнете Вмъкване на адресния блок диалогов прозорец, от Посочете елементите на адреса, изберете формат, в който искате да покажете име на получател. при предварителен преглед можете да видите предварителен преглед на промените, които засягат. при Коригирайте проблеми, щракнете върху Поле за съвпадение да вмъкнем ново поле в писмото, тъй като искаме да включим адрес на получателя.
Ще се появи диалоговият прозорец за полета за съвпадение Адрес 1 опции изберете Street. Това ще включва името на улицата. Ако е необходимо, можете да включите и други полета. Кликнете Добре продължавам.
Ще видите, че адресът е добавен във формата, както е показано на екрана по-долу. Кликнете Добре продължавам.
Сега ще персонализираме поздравителното съобщение, за което да отидете до Mailings и щракнете върху Поздравителна линия.
в Вмъкнете поздравителна линия диалогов прозорец, от който можете да изберете желания поздравителен формат Формат на поздравителна линия при Поздравителен ред за невалидни имена на получатели изберете формата за неизвестни получатели. В „Преглед“ тя показва визуализацията на промените, които сте направили. Кликнете Добре продължавам.
Сега да направя AddressBlock по-изявен, навигирайте до У дома и приложите цветови и шрифтови стилове върху него.
Навигирайте до Mailings раздела и от Завършете и обединете меню, щракнете Редактиране на отделни документи.
Ще донесе Обединяване с нов документ диалогов прозорец, можете да изберете Текущ запис, ще изберем всичко за да видите всички получатели. Кликнете Добре за да се покаже писмото на всеки получател.
Както можете да видите на екрана по-долу, Mail Merge създаде букви на всеки получател, пребиваващ в град Akron, със съответните имена на улици.
Използвайки Mail Merge, можете също да създадете:
- Комплект етикети или пликове: Обратният адрес е един и същ на всички етикети или пликове, но адресът на дестинация е уникален за всеки един.
- Комплект писма от формуляри, имейл съобщения или факсове: Основното съдържание е едно и също във всички букви,съобщения или факсове, но всяко съдържа информация, която е специфична за отделния получател, като име, адрес или някаква друга част от личните данни.
- Набор от номерирани талони: Талоните са идентични с изключение на това, че всеки съдържа уникален номер.
Може да се интересувате от Word 2010 Подготовка на менюто и връщане към последния редактиран ред в Word 2010.
Коментари