Създаването на организационна диаграма ръчно е aтромава работа, тъй като трябва да се отдадете на лабиринта от различни организационни йерархии. Но настройването на информационен лист, съдържащ идентификационни данни на всеки служител с подробности за ръководството на екипа им и подчинените, е доста проста, тъй като просто трябва да направите огромни, но лесни записи. В тази публикация ще ви преведем чрез проста процедура за създаване на организационна схема във Visio 2010 чрез импортиране на съответния информационен лист за йерархия на организацията от Excel.
За начало стартирайте електронната таблица на Excel 2010която съдържа йерархията на организацията. За илюстрация сме включили примерна електронна таблица в Excel с колони; Име, ръководител, обозначение, отдел и телефон. Ще наблегнем на Ръководител подадена, тъй като тя отличава надзорната йерархия сред служителите. В полето за надзор сме въвели име на лицата, които контролират или ръководят служителите на съответните отдели.
След като се създаде йерархията на организацията за електронни таблици на Excel, стартирайте Visio 2010 и създайте нов документ. Отворете раздела Преглед, Щракнете върху Добавки и от Бизнес щракнете върху подменюто, щракнете върху съветника за организационна диаграма.
Той ще изведе съветника за организационна диаграма. Ние възнамеряваме да импортираме таблицата на Excel, така че ще активираме Информация, която вече е запазена във файл или база данни и щракнете върху Напред.
В тази стъпка изберете Текст, Org Plus (txt) или Excel файл и щракнете върху Напред, за да продължите.
Сега прегледайте файла на Excel, който искате да вмъкнете за създаване на организационна диаграма. Щракнете върху Напред, за да продължите по-нататък.
В тази стъпка добавете всички полета в Показваникатегория полета, с изключение на полето Supervisor. Защото при включване на полето Supervisor, графиката ще покаже кой служител се контролира от кого. Което не би било полезно, тъй като организационната схема показва йерархия, обясняваща взаимовръзката между всеки служител.
В тази стъпка добавете всички полета на Excel в категорията Поле на данни за данни и щракнете върху Напред, за да продължите по-нататък.
Сега активирайте съветник за автоматично разбиване на организационната ми схема на страници опция и от Име в горната част на страницата полето, въведете името на главния изпълнителен директор и щракнете върху Готово, за да завършите съветника.
Той незабавно ще създаде организационна схемапоказвайки кутията на изпълнителния директор в горната част и другите му подчинени в определена йерархия. Както е показано на екрана по-долу, този изпълнителен директор има трима подчинени и отдели, които да контролират. Непосредствените подчинени на изпълнителния директор допълнително контролират различните отдели и служители и продължава йерархията.
Навигирайте до Orраздела за изкуство, ще видите множество опцииперсонализирайте организационната схема според нуждите. От групата на оформлението можете да промените общото оформление на диаграмата по три начина, поддържащи структурата на дървото; Хоризонтални, вертикални и една до друга. От групата Подреждане можете да подредите данните на диаграмата, като използвате различни опции и да навигирате през данните. Под Picture group има опция за поставяне на изображения на служители, ръководители на екипи, изпълнителен директор и т.н.
Можете също да зададете настройки за синхронизация от групата за синхронизация и под група Организационни данни, можете да импортирате / експортирате данни от файлове и да конфигурирате и други опции на дисплея.
За промяна на длъжност / наименование на служител, щракнете с десния бутон върху полето и щракнете върху Промяна на типа на позицията.
Ще се появи диалогов прозорец за промяна на позицията, ще се посочи длъжност на служителя и щракнете върху OK, за да го промените.
Преминете към раздела Дизайн и ще видите две основнигрупи Теми и фонове. От група теми приложете подходяща тема към организационната схема и от фона задайте фона за диаграмата.
Ако искате да поставите нова позиция вОрганизационна схема, можете лесно да я вмъкнете от лявата странична лента, съдържаща множество форми на Org диаграма. За да поддържате структурата на дървото, плъзнете формата над позицията, срещу която трябва да добавите нов подчинен.
Например за поставяне на позиция в Софтуер Deptt, която се контролира от Bon (име на водещия екип), плъзнете формата на позицията върху полето, като Bon пълномощията, той автоматично ще увеличи новата позиция като подчинен на Бон, както е показано по-долу.
Можете също да проверите по-рано разгледаните ръководства за Как да създадете шаблон в Visio 2010 и Как да активирате панела за търсене във Visio 2010.
Коментари