Ruční vytvoření organizačního diagramu jetěžkopádná práce, protože se musíte oddávat labyrintům různých organizačních hierarchií. Nastavení datového listu obsahujícího pověření každého zaměstnance s vedením týmu a podrobnostmi podřízených je však poměrně jednoduché, protože stačí udělat obrovské, ale snadné zadávání údajů. V tomto příspěvku vás provedeme jednoduchým postupem vytváření organizačního diagramu v aplikaci Visio 2010 pomocí importu datového listu příslušné organizační hierarchie z Excelu.
Nejprve spusťte tabulku Excel 2010který obsahuje hierarchii organizace. Pro ilustraci jsme zahrnuli ukázkovou tabulku Excelu, která má sloupce; Jméno, vedoucí, jmenování, oddělení a telefon. Budeme zdůrazňovat Dozorce , protože rozlišuje hierarchii dohledu mezi zaměstnanci. Do pole supervizor jsme zadali jméno osob dohlížejících nebo vedoucích zaměstnanců příslušných oddělení.
Po vytvoření tabulky aplikace Excel s hierarchií organizace spusťte aplikaci Visio 2010 a vytvořte nový dokument. Přejděte na kartu Zobrazit, klikněte na Doplňky a od Podnikání v podnabídce klikněte na Průvodce organizačním diagramem.
Vyvolá Průvodce organizačním diagramem. Máme v úmyslu importovat tabulku Excelu, takže ji povolíme Informace, které jsou již uloženy v souboru nebo databázi a klikněte na Další.
V tomto kroku vyberte Text, Org Plus (txt) nebo Excel a klikněte na Další pro pokračování.
Nyní vyhledejte soubor Excel, který chcete vložit pro vytvoření organizačního diagramu. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.
V tomto kroku přidejte do pole Zobrazeno všechna polekategorie polí kromě pole supervizora. Protože po zahrnutí pole Supervisor bude v grafu uvedeno, na kterého zaměstnance je dohlíženo. Což by nebylo užitečné, protože organizační schéma ukazuje hierarchii vysvětlující vzájemné vztahy mezi jednotlivými zaměstnanci.
V tomto kroku přidejte všechna pole Excel do kategorie polí Data tvaru a pokračujte dále klepnutím na Další.
Nyní povolte průvodce, který automaticky rozbije organizační schéma napříč stránkami možnost a od Název v horní části stránky zadejte jméno generálního ředitele a kliknutím na tlačítko Dokončit průvodce ukončíte.
Okamžitě vytvoří organizační schémazobrazuje CEO box nahoře a jeho další podřízené v určené hierarchii. Jak ukazuje obrázek níže, má tento generální ředitel tři podřízené a útvary, které mají dohlížet. Bezprostřední podřízení generálního ředitele dále dohlíží na různá oddělení a zaměstnance a pokračuje hierarchie.
Navigovat do Org Chna kartě umění uvidíte několik možnostípřizpůsobit organizační schéma podle potřeb. Ve skupině Rozvržení můžete změnit obecné rozvržení grafu třemi způsoby podporujícími stromovou strukturu; Vodorovně, svisle a vedle sebe. Ze skupiny Uspořádat můžete uspořádat data grafu pomocí různých možností a procházet je. Ve skupině Picture je možnost vkládat obrázky zaměstnanců, vedení týmů, generální ředitel atd.
Můžete také nastavit nastavení synchronizace ze skupiny synchronizace a ve skupině Organizační data můžete importovat / exportovat data ze souborů a konfigurovat také další možnosti zobrazení.
Chcete-li změnit pozici / označení zaměstnance, klepněte pravým tlačítkem myši na pole a klepněte na příkaz Změnit typ pozice.
Otevře dialogové okno Změnit typ pozice, určit pozici zaměstnance a kliknutím na OK jej změnit.
Přejděte na kartu Návrh a uvidíte dvě hlavnískupiny Témata a Pozadí. Ze skupiny témat aplikujte příslušné téma na organizační schéma a z pozadí nastavte pozadí pro oblast diagramu.
Pokud chcete vložit novou poziciOrganizační schéma, můžete jej snadno vložit z levého postranního panelu obsahujícího násobky tvarů Org diagramu. Chcete-li zachovat stromovou strukturu, přetáhněte tvar nad pozici, do které je třeba přidat nového podřízeného.
Například pro vložení pozice do Software Deptt, který je pod dohledem Bon (jméno vedoucího týmu), přetáhněte tvar pozice přes pole s Bon přihlašovacích údajů, automaticky rozšíří novou pozici podřízeného Bona, jak je ukázáno níže.
Můžete si také prohlédnout dříve revidované příručky o tom, jak vytvořit šablonu v aplikaci Visio 2010 a jak povolit podokno Hledat v aplikaci Visio 2010.
Komentáře