Vil du dele en bestemt Outlook-kontaktgruppepå tværs af netværksbrugere, men ønsker ikke, at det skal være nødvendigt at manuelt vælge og sende kontaktkort fra adressebogen og sende dem til tilsluttede brugere? Møde ContactSync, en genialt enkel, men alligevel kraftig Outlook2010-tilføjelse, der gør det nemt for dig at dele en bestemt kontaktgruppe med alle, der er tilsluttet dit netværk. Det er dybest set udviklet til at lade brugerne nemt dele deres forretningskontakter med deres kolleger og holde deres delte kontaktgrupper synkroniseret hele tiden. Det giver dig mulighed for at ændre den delte kontaktgruppe, tilføje, fjerne og redigere kontakter og erstatte den aktuelt synkroniserede delte kontaktkategori med en hvilken som helst kontaktgruppe efter dit valg. Derudover implementerer ContactSync duplikatkonfliktopløsningsteknik til de-duplikering af delte kontakter. Når du deler en kontaktperson, ser den straks efter kontakt med lignende navn og e-mail-adresse for at forhindre, at du gemmer duplikatposter i den delte kontaktgruppe. Det bruger også FileAs og E-mail felter identificerer den samme kontakt. Læs forbi springet for detaljer.
Hvis du bruger MS Exchange-konto, og allerede har oprettet en Offentlig mappe, åbn derefter Outlook og opret en ny kontaktmappe i delt mappehierarki for at dele det med dine kolleger på netværket. Denne tilføjelse kræver, at du specificerer den delte kontaktmappe for automatisk at synkronisere kontakterne fra en defineret kontaktkategori. For eksempel kan du vælge at synkronisere Arbejdskontakter kategori med delt kontaktmappe, så dine medarbejdere øjeblikkeligt kan få adgang til den opdaterede version af Arbejdskontakter liste.
Når tilføjelsen er installeret, kan du starte densom et enkeltstående program fra skrivebordet. Hovedgrænsefladen indeholder nogle grundlæggende muligheder for at oprette forbindelse til Outlook og vælge kontakter, der skal deles. For at begynde skal du specificere Outlook-profilen efterfulgt af synkroniseringsplads og kontaktkategori, som du ønsker at dele. Når det er gjort, skal du specificere kontaktmapperne, som skal synkroniseres. Her skal du først vælge hovedkontaktmappen og derefter vælge den offentlige kontaktmappe for at synkronisere den specificerede kontaktkategori.
Kontaktsynkronisering giver dig mulighed for at planlægge kontaktsynkroniseringbehandle. Som standard synkroniserer det kontakter efter hvert 30. minut, men du kan ændre synkroniseringens tidsinterval fra indstillinger. Derudover kan du vælge at indtaste en e-mail-adresse for direkte at sende synkroniseringslogg. Denne funktion kan være nyttig i situationer, hvor du har brug for at kontrollere kontaktsynkroniseringsprocesserne fra fjerntliggende placeringer.
Når du har specificeret kontaktmapperne, skal du specificeredet sted, hvor duplikatkontakter eller kontakter med konflikter skal flyttes. Når alle indstillinger er på plads, skal du klikke på Synkroniser for at synkronisere den specificerede kontaktpersonkategori med den offentlige mappe. Det genererer en detaljeret logfil hver gang den synkroniserer kontakter med definerede mapper, og hvis Send e-mail indstillingen er aktiveret i Indstillinger, den sender automatisk logfilen til den specificerede modtager.
Det er værd at nævne her, at det også fungerermed standard Outlook-version (uden Exchange-serverkonfiguration) og kan synkronisere defineret kontaktpersonkategori med en hvilken som helst kontaktmappe. Den gratis version understøtter kun synkronisering af 30 kontakter med 3 netværksbrugere, men du kan købe Workgroup-version (koster $ 249) eller Corporate version (koster $ 999) for at øge antallet af brugere såvel som antallet af synkroniserede kontakter. Det understøtter Outlook 2003, Outlook 2007 og Outlook 2010.
Download ContactSync
Kommentarer