Excel er den analfabeter mand (og kvindens)yndlingsværktøj til manipulering af data. De færdige, dvs. dem, der kan kode, behøver ikke at bekymre sig meget om kolonner, rækker og den korrekte formel og dens syntaks, fordi disse guider har deres egne enheder. For alle andre, praktisk talt alle i en ledelsesposition, er Excel et vigtigt arbejdsredskab. På trods af dette er mange mennesker, især dem, der bare træder ind i et job, skræmmet af det. I virkeligheden, hvis du lærer Excel godt nok, kan du bruge den til at føre tidsbaserede poster, der opdateres automatisk, bruge den til at gemme inventar og endda udføre undersøgelser. Når det er sagt, her er fem meget basale Excel-funktioner, som enhver nybegynder har brug for at vide.
Auto-komplet serie og automatisk udfyldningsformler
Indtastning af data, især et langt sæt data, ertidskrævende med en fremragende chance for, at der opstår en menneskelig fejl. Derfor forudsiger Excel, hvor det er muligt, teksten, du prøver at indtaste, og giver dig muligheden for at udfylde den til dig.
Tag for eksempel, du vil indtaste serienumreeller medarbejder-ID-numre, der følger en rækkefølge. I stedet for manuelt at indtaste dem, kan du indtaste de første tre eller fire numre, vælge cellerne med de indtastede numre. Bring markøren nederst til højre for den sidste celle, og vent på, at den bliver til et sort plustegn. Træk det ud, og du kan se den værdi, som hver celle har. Excel øger automatisk værdien for dig. Dette trick bruges bedst med formler, fordi formlen automatisk opdateres for at læse de tilsvarende celler i en række i stedet for at have en absolut værdi, som kopi / indsatte formler ville have.
Auto-Fill
Dette trick er bestemt afhentet, mens duindtast data. Excel kan automatisk udfylde data i en celle, hvis de data, du indtaster, er indtastet i en tidligere celle i samme kolonne. Bare tryk på Enter og udfyld det.
Smart alfabetisk sortering
Excel kan sortere data alfabetisk men en nybegyndertøver måske med at bruge sorteringsindstillingen, fordi data i tilstødende kolonner er relateret til den, og omarrangering af dataene vil forstyrre forholdet. For eksempel har du navne, afdelinger, adresser, telefonnumre og blodgrupper alle i deres egne kolonner. Du vil sortere navnene i alfabetisk rækkefølge, men vil stadig have, at de tilstødende celler læser den korrekte adresse, telefonnummer og blodgruppe for den pågældende person.
Du kan gå foran og bruge indstillingen Sort A til Zfordi Excel spørger, om du vil udvide markeringen til at inkludere data i tilstødende kolonner. Dette giver dig mulighed for at sortere en kolonne alfabetisk og få de tilsvarende data i andre kolonner henholdsvis sorteret. Denne smarte sortering fungerer til enhver form for regler, du måtte bruge.
Transformering af række data til kolonnedata
Mange gange er data ikke engang i det rigtigelayout for enhver, der skal begynde at analysere det. Det format, det blev samlet i, blev ikke oprettet med et specifikt formål i tankerne, og du kan ofte opleve, at du har brug for at overføre data fra en række til en kolonne eller omvendt. I stedet for at kopiere og indsætte hver enkelt værdi, kan du bruge en Indsæt speciel funktion kaldet Transpose til at gøre netop det.
Vælg og kopier den kolonne, du vil indsætte som enrække. Vælg den første celle i den række, du vil kopiere dataene til. Klik på den lille pil under knappen Indsæt, og vælg Indsæt special. Marker indstillingen 'Transpose' i det indstillingsfelt, der dukker op, og klik på OK.
Separate for- og efternavne
Excel 2013 har en rigtig smart auto-fill-funktionder fungerer mellem kolonner. Tag det meget almindelige eksempel på en kolonne, der indeholder både for- og efternavne. Du ønsker måske at adskille for- og efternavne og i ældre Excel-versioner, dette betød at bruge sammenkædningsfunktionen på en meget smart / vanskelig måde.
Med Excel 2013 er alt, hvad du skal gøre, at starteat skrive fornavnet i den næste kolonne. Gør dette for de første to eller tre poster, og Excel lærer, hvad dine adskillelseskriterier er, og angiv dataene for alle de tilsvarende værdier i kolonnen for dig. Alt hvad du skal gøre er at trykke på Enter. Dette fungerer til næsten enhver type data.
Kender du et Excel-trick, som du ofte bruger på arbejdet, eller et, der fjerner overflødigt arbejde? Del med os i kommentarerne.
Kommentarer