Το Word 2010 περιλαμβάνει Συγχώνευση αλληλογραφίας που επιτρέπει στο χρήστη να δημιουργεί έγγραφα(Επιστολή, Ηλεκτρονικά μηνύματα, Φαξ κ.λπ.) που είναι ουσιαστικά τα ίδια αλλά περιέχουν μοναδικά στοιχεία όπως Όνομα, Διεύθυνση, Αριθμός Επαφών, Πόλη, Κράτος κλπ. Βοηθάει τον χρήστη να δημιουργήσει ένα έγγραφο για πολλούς παραλήπτες πιο εύκολα επιλέγοντας μόνο ονόματα παραληπτών και την επιλογή του εγγράφου. Τα προσωπικά στοιχεία του αντίστοιχου παραλήπτη θα προστεθούν αυτόματα στο έγγραφο, το οποίο εμποδίζει τους χρήστες να γράψουν τις προσωπικές πληροφορίες του κάθε παραλήπτη σε κάθε έγγραφο, εξοικονομώντας πολύ χρόνο. Αυτή η ανάρτηση θα καλύψει τον τρόπο χρήσης αυτής της λειτουργίας μέσω ενός απλού οδηγού.
Ξεκινήστε το Word 2010, περιηγηθείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και από Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Βήμα προς βήμα Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Αυτό θα εμφανιστεί Συγχώνευση αλληλογραφίας παράθυρο διαλόγου στο παράθυρο του εγγράφου του Word, εδώ μπορείτε να καθορίσετε τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε, θα επιλέξουμε Επιστολές, Κάντε κλικ Επόμενο: Έναρξη εγγράφου από το κάτω μέρος του διαλόγου.
Σε αυτό το βήμα, θα σας δοθούν διάφορες επιλογές για τη δημιουργία γραμμάτων, θα επιλέξουμε απλή διαδικασία επιλέγοντας με πρότυπο. Κάντε κλικ Επιλέξτε πρότυπο.
Αυτό θα εμφανιστεί Επιλέξτε πρότυπο επιλέξτε ένα κατάλληλο πρότυπο. Θα χρησιμοποιήσουμε Μεσαίο γράμμα πρότυπο. Κάντε κλικ Εντάξει να συνεχίσει.
Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου μπορείτε να δείτε το πρότυπο που εισάγεται σε έγγραφο, από το δεξί παράθυρο, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο: Επιλέξτε παραλήπτες.
Σε αυτό το βήμα, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικές επιλογές για την εισαγωγή λίστας παραληπτών, θα επιλέξουμε μια υπάρχουσα λίστα, πατώντας Αναζήτηση για να εισαγάγετε τη λίστα επιθυμητών παραληπτών.
Θα χρησιμοποιήσουμε τη λίστα παραληπτών που δημιουργήθηκε στο Excel 2010. Το όνομα του φύλλου εργασίας είναι Ταχυδρομείο, την οποία θα εισάγουμε στο Word Συγχώνευση αλληλογραφίας.
Επιλέξτε ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στο κουμπί Ανοιξε να εισάγει.
Επιλέξτε Πίνακας θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου, τώρα επιλέξτε το φύλλο εργασίας που περιέχει τα απαιτούμενα δεδομένα, εάν η πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών και στη συνέχεια ενεργοποιήστε Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών επιλογή και πατήστε ΕΝΤΑΞΕΙ.
Θα δείτε το Ταχυδρομείο φύλλο εργασίας στο Οι παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας διαλόγου. Εδώ μπορείτε να φιλτράρετε τους παραλήπτες με βάση τις επικεφαλίδες στηλών. Αν θέλουμε να στείλουμε επιστολές στους αποδέκτες που ζουν στην πόλη Akron. Θα επιλέξουμε το Akron από Πόλη drop-down επιλογές.
Με το κλικ, θα εμφανίζονται μόνο οι παραλήπτες που ζουν στο Akron. Εδώ μπορείτε επίσης να εκτελέσετε διάφορες ενέργειες πάνω στη λίστα, όπως π.χ. Ταξινόμηση, Φίλτρο, Εύρεση διπλότυπων, Εύρεση παραληπτών, και επικυρώστε τη διεύθυνση. Κάντε κλικ Εντάξει να προχωρήσετε περαιτέρω.
Τώρα πλοηγηθείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και κάντε κλικ στο κουμπί Block Block.
Θα φτάσετε Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων διάλογος, από Καθορίστε στοιχεία διεύθυνσης, επιλέξτε τη μορφή στην οποία θέλετε να εμφανίζεται το όνομα του παραλήπτη. Υπό Προεπισκόπηση μπορείτε να δείτε την προεπισκόπηση των αλλαγών που επηρεάζουν. Υπό Διορθώστε τα προβλήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιστοιχία πεδίων για να εισαγάγετε νέο πεδίο στο γράμμα, καθώς θέλουμε να συμπεριλάβουμε τη διεύθυνση του παραλήπτη.
Το παράθυρο διαλόγου Πεδία αντιστοίχισης θα εμφανιστεί τώρα από το Διεύθυνση 1 επιλογές επιλέξτε Street. Αυτό θα περιλαμβάνει το όνομα του δρόμου. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε και άλλα πεδία εάν απαιτείται. Κάντε κλικ Εντάξει να συνεχίσει.
Θα δείτε ότι η διεύθυνση προστίθεται στη μορφή όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Κάντε κλικ Εντάξει να συνεχίσει.
Τώρα θα προσαρμόσουμε το μήνυμα χαιρετισμού, για αυτό το πλοήγησης ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και κάντε κλικ στο κουμπί Γραμμή ευχών.
Σε Εισαγάγετε τη γραμμή ευχών , μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή χαιρετισμού που θέλετε Γραμμή γραμμής ευχών. Υπό Γραμμή χαιρετισμού για μη έγκυρα ονόματα παραληπτών επιλέξτε τη μορφή για άγνωστους παραλήπτες. Στην περιοχή Προεπισκόπηση, εμφανίζεται η προεπισκόπηση των αλλαγών που κάνατε. Κάντε κλικ Εντάξει να συνεχίσει.
Τώρα για να γίνει AddressBlock πιο εμφανή, πλοηγηθείτε Σπίτι και να εφαρμόσει στυλ χρώματος και γραμματοσειράς πάνω από αυτό.
Πλοηγηθείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και από Τέλος & Συγχώνευση κάντε κλικ στο μενού Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων.
Θα φέρει Συγχώνευση σε νέο έγγραφο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε Τρέχουσα εγγραφή, θα επιλέξουμε Ολα για να δείτε όλους τους παραλήπτες. Κάντε κλικ Εντάξει για να εμφανίσετε το γράμμα του κάθε παραλήπτη.
Τώρα, όπως μπορείτε να δείτε στο screenshot παρακάτω, η Συγχώνευση αλληλογραφίας δημιούργησε γράμματα κάθε παραλήπτη που κατοικεί στην πόλη Akron με τα αντίστοιχα ονόματα των οδών.
Με τη χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε:
- Ένα σύνολο ετικετών ή φακέλων: Η διεύθυνση επιστροφής είναι η ίδια σε όλες τις ετικέτες ή στους φακέλους, αλλά η διεύθυνση προορισμού είναι μοναδική σε κάθε μία.
- Ένα σύνολο γραμματοσειρών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φαξ: Το βασικό περιεχόμενο είναι το ίδιο σε όλα τα γράμματα,μηνύματα ή φαξ, αλλά το καθένα περιέχει πληροφορίες που είναι συγκεκριμένες για τον συγκεκριμένο παραλήπτη, όπως όνομα, διεύθυνση ή κάποια άλλα προσωπικά δεδομένα.
- Ένα σύνολο αριθμημένων κουπονιών: Τα κουπόνια είναι πανομοιότυπα, με εξαίρεση ότι το καθένα περιέχει έναν μοναδικό αριθμό.
Ίσως σας ενδιαφέρει επίσης το Word 2010 Prepare Menu & Επιστροφή στην τελευταία επεξεργασμένη γραμμή στο Word 2010.
Σχόλια