Αναμφισβήτητα το Outlook 2010 ξεχωρίζει ανάμεσα στον κατάλογοαπό τις εφαρμογές διαχείρισης προσωπικών πληροφοριών (PIM) διαθέσιμες εκεί έξω. Εκτός από την αποστολή και τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρέχει λίστα με εργαλεία και λειτουργίες που επιτρέπει στο χρήστη να διαχειρίζεται και να οργανώνει εργασίες, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολόγια και επαφές κάτω από μία κουκούλα. Σήμερα θα εξερευνήσουμε βαθιά το Outlook 2010 Επαφές, μέσω του οποίου μπορείτε εύκολα να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε, να διαχειριστείτε και να οργανώσετε τη λίστα επαφών.
Αρχικά, ξεκινήστε το Outlook 2010 για να δείτε προσεκτικότερα τις διαθέσιμες επιλογές Επαφές. Στην αριστερή πλαϊνή μπάρα, κάντε κλικ στην επιλογή Επαφές.
Θα εμφανιστεί το κύριο παράθυρο "Επαφές" που θα εμφανίζει τις υπάρχουσες επαφές.
Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, θα δείτε τη λίστα τωνΟμάδες επαφών. Νέα, Διαγραφή, Επικοινωνία, Τρέχουσα προβολή, Ενέργειες, Κοινή χρήση, Ετικέτες και Εύρεση. Από αυτές τις ομάδες μπορείτε να προσαρμόσετε τις υπάρχουσες επαφές με πολύ καλύτερο τρόπο.
Θα σκάβουμε βαθιά σε ομάδες, Από τη Νέα ομάδα μπορείτε να δημιουργήσετε αμέσως μια νέα επαφή, κάντε κλικ για να αρχίσετε να πληκτρολογείτε τις απαιτούμενες πληροφορίες.
Από τη Νέα Ομάδα Επαφών, ξεκινήστε τη δημιουργία νέας ομάδας απευθείας από το μηδέν, που περιέχει διαφορετικά μέλη και τις σχετικές πληροφορίες τους.
Σε Νέος ομάδα, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε διαφορετικά νέα στοιχεία, όπως π.χ. E-mail, Διορισμός, Συνάντηση, Επικοινωνία, εργασία κ.λπ.
Για να διαγράψετε οποιαδήποτε υπάρχουσα επαφή, επιλέξτε το επιθυμητό περιεχόμενο και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
Στην ομάδα Communicate, σας παρέχονται διάφορες επιλογές επικοινωνίας με τις υπάρχουσες επαφές. Επιλέξτε την επαφή και κάντε κλικ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Μπορείτε επίσης να στείλετε στον επιλεγμένο παραλήπτη πρόσκληση σε σύσκεψη.
Εξερευνήστε περισσότερες επιλογές επικοινωνίας από το Περισσότερες επιλογές; μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια κλήση, να απαντήσετε με άμεσα μηνύματα, να δημιουργήσετε καταχώρηση περιοδικού και να αντιστοιχίσετε μια εργασία σε επιλεγμένη επαφή.
Μεταβείτε σε διαφορετικές προβολές από Τρέχουσα προβολή και θα σας δείξει αμέσως τις επαφές σε επιλεγμένες προβολές.
Από τις ομάδες Ενέργειες, μπορείτε να εκτελέσετε ορισμένες ενέργειες μέσω επαφών. Από Κίνηση επιλογές, επιλέξτε τον προορισμό όπου θέλετε να μετακινήσετε την επιλεγμένη επαφή. Από εδώ μπορείτε να μετακινήσετε την επιλεγμένη επαφή σε διαφορετικούς φακέλους.
Εάν θέλετε να στείλετε μια επαφή για το σκοπό του Mail Merge, κάντε κλικ στο στοιχείο Συγχώνευση αλληλογραφίας (Mail Merge), θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου από όπου θα πρέπει να συμπληρώσετε τα απαιτούμενα πεδία και να καθορίσετε την τοποθεσία του εγγράφου πριν κάνετε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.
Καθώς το Outlook 2010 παρέχει εξαιρετική συνοχή με άλλες εφαρμογές του Office Suite, μπορείτε να αποστείλετε την επαφή απευθείας στο OneNote με ένα μόνο κλικ.
Για κοινή χρήση της επαφής, επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή από την ομάδα Κοινή χρήση. Μπορείτε να το προωθήσετε ως Business Card, Outlook Contact και ως μήνυμα κειμένου.
Από την ομάδα Ετικέτες, μπορείτε να κολλήσετε διαφορετικές ετικέτες με τις επαφές, να ορίσετε έγχρωμες κατηγορίες και να κάνετε την επιλεγμένη επαφή ως Ιδιωτική.
Για να βρείτε μια συγκεκριμένη επαφή από μια μακρά λίστα επαφών, απλά εισάγετε τη λέξη-κλειδί αναζήτησης στο Βρείτε μια επαφή κουτί αναζήτησης.
Μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες είναι η εξαγωγή επαφών, τα οποία οι χρήστες μπορούν εύκολα να κάνουν σε διαφορετικές μορφές χρησιμοποιώντας αυτόν τον οδηγό (σημειώστε ότι απαιτεί την εγκατάσταση πρόσθετου).
Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει ο οδηγός ανταγωνισμού του Outlook 2010 Send / Receive.
Σχόλια