Se vuelve frustrantemente agotador cuando el mismo tipo delos mensajes deben enviarse a los miembros del equipo varias veces al día. Si está utilizando Outlook y desea reducir el tiempo de redacción de mensajes con casi el mismo contexto, puede optar por crear plantillas en Outlook para los mensajes más utilizados. Sin embargo, usar teclas de acceso rápido para este propósito puede ser extremadamente útil. Topalt Hotkeys es un pequeño complemento de Outlook que era principalmentecreado para asociar texto de uso frecuente con teclas de acceso rápido, para que los usuarios puedan insertarlos no solo al redactar correos electrónicos, sino también en cualquier lugar que deseen en Outlook, como Notas, Revistas, Detalles de eventos de calendario. Además, permite registrar teclas de acceso rápido para saltar entre diferentes carpetas de Outlook y para enviar capturas de pantalla de escritorio en un instante.
Una vez que se instala el complemento, lo encontraráen la pestaña Complementos. El uso es súper fácil. Cuando desee asociar cualquiera de las acciones mencionadas anteriormente con una tecla de acceso rápido, haga clic en el botón Topalt Hotkeys. Aparecerá un cuadro de diálogo que le pedirá primero que registre la tecla de acceso rápido para una acción. Asegúrese de no registrar una tecla de acceso rápido predefinida para evitar conflictos. Una vez ingresado, haga clic en Agregar y en la columna Acción, elija la acción que desea realizar al usar la combinación de teclas de acceso rápido. Para la acción Insertar texto y Cambiar a carpeta, debe ingresar el texto y la ubicación de la carpeta de Outlook respectivamente.
Ahora, cuando usa la tecla de acceso directo especificada,realizará la acción definida. El aspecto más útil de Topalt Hotkey es ingresar rápidamente texto predefinido. Puede asociar diferentes saludos, adjuntos y textos de referencia con teclas de acceso rápido para agregarlos instantáneamente en sus cartas comerciales y crear mensajes de uso frecuente para enviar a diferentes miembros del equipo. No hay límite impuesto a la cantidad de combinaciones de teclas de acceso rápido que se pueden asignar. Funciona en Outlook 2003, Outlook 2007 y Outlook 2010.
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