एक ही प्रकार के होने पर यह निराशाजनक रूप से थकाऊ हो जाता हैदिन में कई बार टीम के सदस्यों को संदेश भेजे जाते हैं। यदि आप आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं और लगभग समान संदर्भ वाले संदेशों को बनाने में शामिल समय को कम करना चाहते हैं, तो आप सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले संदेशों के लिए आउटलुक में टेम्पलेट बनाने का विकल्प चुन सकते हैं। हालांकि, इस उद्देश्य के लिए हॉटकीज़ का उपयोग करना बेहद आसान हो सकता है। Topalt हॉटकीज़ एक छोटा आउटलुक ऐड-इन है जिसमें मुख्य रूप से थाहॉटकी के साथ अक्सर उपयोग किए गए पाठ को संबद्ध करने के लिए बनाया गया है, इसलिए उपयोगकर्ता न केवल ईमेल की रचना करते समय उन्हें सम्मिलित कर सकते हैं, बल्कि कहीं भी आउटलुक में, जैसे नोट्स, पत्रिकाओं में, कैलेंडर ईवेंट विवरण में शामिल कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, यह अलग-अलग आउटलुक फ़ोल्डरों के बीच कूदने और एक स्नैप में डेस्कटॉप स्क्रीनशॉट भेजने के लिए हॉटकीज़ को पंजीकृत करने की अनुमति देता है।
ऐड-इन इंस्टॉल होने के बाद, आप इसे ढूंढ लेंगेऐड-इन टैब के तहत। उपयोग सुपर आसान है। जब आप किसी भी उपरोक्त कार्रवाई को हॉटकी के साथ जोड़ना चाहते हैं, तो Topalt Hotkeys बटन पर क्लिक करें। एक संवाद दिखाई देगा, जो पहले पूछ रहा है, क्रिया के लिए हॉटकी पंजीकृत करें। सुनिश्चित करें कि आप संघर्षों से बचने के लिए पूर्व-निर्धारित हॉटकी पंजीकृत नहीं कर रहे हैं। दर्ज किए जाने के बाद, जोड़ें पर क्लिक करें और एक्शन कॉलम से, हॉटकी संयोजन का उपयोग करने के लिए इच्छित क्रिया चुनें। पाठ सम्मिलित करें और स्विच टू फ़ोल्डर कार्रवाई दोनों के लिए, आपको क्रमशः पाठ और Outlook फ़ोल्डर स्थान दर्ज करना होगा।
अब जब आप निर्दिष्ट शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करते हैं, तो यहपरिभाषित कार्रवाई करेंगे। टॉपाल्ट हॉटकी का सबसे उपयोगी पहलू जल्दी से पूर्व-परिभाषित पाठ में प्रवेश कर रहा है। आप हॉटकी के साथ अलग-अलग अभिवादन, संलग्नक और संदर्भ पाठ को तुरंत अपने व्यावसायिक पत्रों में जोड़ सकते हैं, और विभिन्न टीम सदस्यों को भेजे जाने के लिए अक्सर उपयोग किए जाने वाले संदेश बना सकते हैं। हॉटकी संयोजन की संख्या पर कोई सीमा नहीं है जिसे असाइन किया जा सकता है। यह आउटलुक 2003, आउटलुक 2007 और आउटलुक 2010 पर काम करता है।
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