आउटलुक में ईमेल से संबंधित सुधार के विकल्प2010 उपयोगकर्ता को अपने कॉन्फ़िगर किए गए मेलबॉक्स, फ़ोल्डर, शेड्यूल ईमेल को आसानी से प्रबंधित करने देता है, साथ ही प्रेषकों के एक समूह को विभिन्न समूहों में वर्गीकृत करता है, लेकिन कई भारी Outlook उपयोगकर्ताओं को अपनी कार्य कुशलता को बढ़ाने के लिए कुछ अतिरिक्त ईमेल प्रबंधन सुविधाओं की आवश्यकता होती है। हम में से अधिकांश को मेल, नोट्स, टास्क, कैलेंडर ईवेंट आदि सहित आउटलुक के मुख्य तत्वों से आवश्यक वस्तु की खोज करना कठिन लगता है और इस कारण से, हम पीएसटी फाइलों से आइटम को कुशलता से खोजने के लिए अग्रिम डेटा माइनिंग टूल्स का विकल्प चुनते हैं। मेल खनन ऐसा एक ऐड-इन है जो उपयोगकर्ताओं को बनाने के लिए बनाया गया हैपहले से अधिक उत्पादक। यह स्मार्ट वेब और आउटलुक तत्वों को खोजने के लिए आउटलुक में ईमेल से संबंधित सुविधाओं का एक समूह जोड़ता है, जो कार्यों, ईमेल, अपॉइंटमेंट से लेकर संपर्कों तक कुछ भी खोजने के लिए खोज करता है। यह ऐड-इन स्मार्ट अलर्ट विकल्प प्रदान करता है जो आपको ईमेल प्राप्त करने के लिए नियंत्रित करता है। नए संदेश प्राप्त करना बंद करने के लिए, आप डीएनडी (डू नॉट डिस्टर्ब) सुविधा का उपयोग कर सकते हैं जो परिभाषित समय के लिए मेल सिंक प्रक्रिया को रोक देता है।
मेल माइनिंग के लिए Not डू नॉट डिस्टर्ब ’मोड भी लाता हैनिर्धारित समय के लिए ईमेल या सूचनाएं प्राप्त करना बंद करने के लिए आउटलुक। यह उपयोगकर्ता को ऑफ़लाइन जाने के बिना उनके अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। स्मार्ट अलर्ट सुविधा आपको केवल सबसे महत्वपूर्ण ईमेल अलर्ट प्राप्त करने के लिए ईमेल प्रकारों की एक सूची को परिभाषित करने या प्रेषक ईमेल पते और संपर्कों को चुनने की सुविधा देती है। इसके अलावा, आउटलुक देशी टेम्प्लेट सुविधा का उपयोग करने के बजाय, आप विभिन्न प्राप्तकर्ताओं के लिए कम से कम एक ही संदर्भ वाले संदेशों को जल्दी से बनाने, संपादित करने और भेजने के लिए MailMining टेम्प्लेट की कोशिश कर सकते हैं।
स्थापना के बाद, आउटलुक लॉन्च करें और मेल माइनिंग सुविधाओं तक पहुंचने के लिए नए ऐड-इन टैब पर जाएं।
ईमेल टेम्पलेट प्रबंधक के साथ शुरू, आप कर सकते हैंजितने चाहें उतने टेम्पलेट बनाएँ और ईमेल की रचना करते समय उनका उपयोग करें। मेल माइनिंग मेनू से, सभी टेम्प्लेट देखने के लिए ईमेल टेम्प्लेट मैनेजर चुनें। आप नए मेल टेम्प्लेट जोड़ सकते हैं और मौजूदा को संशोधित और हटा सकते हैं। टेम्पलेट बनाने के लिए दो सरल चरणों की आवश्यकता होती है। बस जोड़ें पर क्लिक करें, एक नाम दें और टेम्पलेट सामग्री दर्ज करें।
स्मार्ट अलर्ट को कॉन्फ़िगर करना भी आसान है। रिबन पर स्मार्ट अलर्ट पर क्लिक करें, और संपर्कों का चयन करें और उन कीवर्ड दर्ज करें जिनके लिए आप भविष्य में अधिसूचित होना चाहते हैं।
Do Not Disturb मोड को चालू करने के लिए, इसके सिस्टम ट्रे आइकन पर राइट-क्लिक करें, और सूचनाओं को दिखाने और निर्दिष्ट समय अवधि के लिए ईमेल प्राप्त करने से रोकने के लिए सूची से समय अवधि का चयन करें।
नीचे आप वीडियो देख सकते हैं, मेल माइनिंग के दोनों फीचर्स और उपयोग के बारे में बता सकते हैं।
यह आउटलुक 2007 और आउटलुक 2010 दोनों पर काम करता है।
ध्यान दें: मेल माइनिंग बंद कर दी गई है। आप इनबॉक्स की जाँच कर सकते हैं जो अग्रिम मेल खोज और प्रबंधन सुविधाएँ प्रदान करता है।
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