איפה היינו בלי פגישות? כנראה שבוצעו יותר עבודה אך ברגע שמספר האנשים שאתם עובדים איתם מגיע למספר מסוים, ישיבות הופכות להיות נחוצות. תזמון פגישה אינו קל; עליכם לבדוק ולוודא שכולם זמינים, לוודא שהם יודעים מתי הפגישה, ולשלוח סדר יום. אם אתה עובד עם צוותים מרוחקים וגיאוגרפיים מפוזרים, קשה עוד יותר להסתדר עם אזורי זמן שונים. Outlook אינו מועיל לאזורי זמן אך הוא מאפשר לך לשלוח הזמנות לפגישה ולראות מי קיבל או דחה פגישה. למשתמשי Outlook יש אפשרות לקבל או לדחות אוטומטית הזמנות לפגישה בהתבסס על זמינותם.
Outlook יכול להזהיר אותך כאשר יש לך פגישההתנגשות כך שסביר להניח שהיא יודעת אילו ממשבצי הזמן שלך הם בחינם. אם ברצונך ש- Outlook יקבל ודחה אוטומטית את ההזמנות לפגישה, תצטרך להפעיל את האפשרות.
קבל ודחה את ההזמנות לפגישה
פתח את Outlook ועבור אל קובץ> אפשרויות. בחלון אפשרויות בחר בכרטיסייה לוח שנה מהעמודה בצד ימין. גלול מטה אל החלק 'קבל או דחה אוטומטית' ולחץ על קבל / דחה אוטומטית.
חלון קטן ייפתח עם שלוש אפשרויות; ההראשון יקבל בקשות לפגישה, השנייה ידחה את אלה שמתנגשים עם ההזמנות הקיימות והשלישית ידחה אוטומטית את בקשות הפגישה לפגישות חוזרות.
מגבלות
אתה מפעיל את כל האפשרויות הללו אך וודא שאתה עושה זאתשמור את לוח הזמנים שלך באדיקות ביומן. אם הקצבתם זמן לא מתוכנן לעבודה על משהו, לוח השנה יתייחס אליו כאל זמן זמין ויקבל בקשות לפגישה לפגישה.
אם לא מתחשק לכם למלא כל היבטמיום העבודה שלך בלוח השנה, עליך לאפשר רק אפשרות לדחות בקשות לפגישה המתנגשות עם התחייבויות אחרות, ולדחות בקשות פגישה חוזרות. תרצה שתהיה לך יותר שליטה על ההזמנות שאתה מקבל.
Outlook לא מאפשר לך לקבוע זמנים קבילים אושעות זמינות שאנשים אחרים בארגון שלך יכולים לראות כשהם מזמינים אותך לפגישה. אם זה היה קורה, תוכל להשתמש באלו כדי להפוך אוטומטית לקבל הזמנות. אם אתה עדיין רוצה להפוך את קבלת ההזמנות לפגישה באופן אוטומטי, אך אינך יכול להטריד מילוי לוח הזמנים שלך, הוסף אירועים ללא שם ביומן לשעות שאתה מתכוון להקדיש לעבודה. Outlook לא מתכוון לאמת אם אתה מוסיף אירוע או משימה אמיתיים, אז פשוט הוסף הכל והפוך אותו מספיק זמן כדי לכסות את הזמן שאתה לא יכול להשתתף בפגישה. זה קצת נעלם - אבל זה הפיתרון הכי פשוט שיש.
הערות