Kur mēs būtu bez sanāksmēm? Droši vien, ka padarīsi vairāk darba, bet, tiklīdz cilvēku skaits, ar kuriem tu strādā, sasniedz noteiktu skaitu, sanāksmes kļūst vajadzīgas. Tikšanās plānošana nav vienkārša; jums jāpārbauda un jāpārliecinās, vai visi ir pieejami, jāpārliecinās, ka viņi zina, kad notiek sanāksme, un jāizsūta darba kārtība. Ja strādājat ar ģeogrāfiski izkliedētām, attālām komandām, to ir grūtāk pārvaldīt, izmantojot dažādas laika joslas. Programmai Outlook nav daudz laika joslu palīdzības, taču tā ļauj jums izsūtīt uz sapulces ielūgumus un redzēt, kurš ir pieņēmis vai noraidījis sapulci. Outlook lietotājiem ir iespēja automātiski pieņemt vai noraidīt sapulces ielūgumus, ņemot vērā viņu pieejamību.
Outlook var jūs brīdināt, kad jums ir sapulcesadursme, tāpēc ir saprotams, ka viņš zina, kuras no jūsu laika nišām ir bezmaksas. Ja vēlaties, lai Outlook automātiski pieņem un noraida sapulces ielūgumus, jums būs jāiespējo šī opcija.
Pieņemt un noraidīt sapulces ielūgumus
Atveriet programmu Outlook un dodieties uz File> Options. Logā Opcijas labajā kolonnā atlasiet cilni Kalendārs. Ritiniet uz leju līdz sadaļai “Automātiska pieņemšana vai noraidīšana” un noklikšķiniet uz Automātiski pieņemt / noraidīt.
Tiks atvērts mazs logs ar trim iespējām;Pirmais pieņems sanāksmju pieprasījumus, otrais noraidīs tos, kas ir pretrunā ar esošajiem ielūgumiem, un trešais automātiski noraidīs sanāksmju pieprasījumus par atkārtotām sanāksmēm.
Ierobežojumi
Jūs iespējot visas šīs iespējas, bet pārliecinieties, ka jūsuzturēt savu grafiku reliģiski kalendārā. Ja jums ir neplānots laiks, lai kaut ko strādātu, kalendārs to uzskatīs par “pieejamo” laiku un pieņems sapulces pieprasījumus par to.
Ja nejūtaties aizpildījis katru aspektukalendārā, jums vajadzētu iespējot tikai iespēju noraidīt sapulces pieprasījumus, kas neatbilst citām saistībām, un noraidīt atkārtotus sapulces pieprasījumus. Jūs vēlēsities vairāk kontrolēt to, kas aicina jūs pieņemt.
Outlook neļauj iestatīt pieņemamus laikus vaipieejamās stundas, kuras citi jūsu organizācijas cilvēki var redzēt, kad viņi uzaicina jūs uz sapulci. Ja tas notiktu, jūs varētu tos izmantot, lai automatizētu ielūgumu pieņemšanu. Ja joprojām vēlaties automatizēt sapulces ielūgumu pieņemšanu, bet nevarat aizkavēties ar grafika aizpildīšanu, pievienojiet kalendārā nenosauktus pasākumus stundām, kuras plānojat pavadīt darbā. Programma Outlook nepārbaudīs, vai pievienojat reālu notikumu vai uzdevumu, tāpēc vienkārši pievienojiet jebko un pagatavojiet to pietiekami ilgi, lai segtu laiku, kurā nevarat apmeklēt sapulci. Tas ir mazliet pievilcīgs, taču tas ir vienkāršākais risinājums.
Komentāri