Word 2010 enthält Seriendruck Funktion, mit der Benutzer Dokumente erstellen können(Brief, E-Mail, Fax usw.), die im Wesentlichen identisch sind, jedoch eindeutige Elemente wie Name des Empfängers, Adresse, Kontaktnummer, Stadt, Bundesland usw. enthalten. Dies erleichtert dem Benutzer das Erstellen eines Dokuments für mehrere Empfänger, indem nur Empfängernamen ausgewählt werden und das Dokument auswählen. Persönliche Daten des jeweiligen Empfängers werden automatisch in das Dokument eingefügt, sodass Benutzer die persönlichen Daten jedes Empfängers nicht in jedes Dokument schreiben können, was möglicherweise viel Zeit spart. In diesem Beitrag wird erläutert, wie Sie diese Funktion mithilfe eines einfachen Assistenten verwenden.
Starten Sie Word 2010 und navigieren Sie zu Mailings Registerkarte und von Starten Sie den Seriendruck Optionen, klicken Sie auf Schritt für Schritt Seriendruck-Assistent.
Dies wird bringen Seriendruck Im Dialogfeld an der Seite des Word-Dokumentfensters können Sie den Dokumenttyp angeben, den Sie erstellen möchten Briefe, klicken Weiter: Startdokument vom unteren Rand des Dialogs.
In diesem Schritt erhalten Sie verschiedene Optionen zum Erstellen von Briefen. Wir wählen ein einfaches Verfahren aus, indem wir nach Vorlage auswählen. Klicken Vorlage auswählen.
Dies wird bringen Vorlage auswählen Wählen Sie im Dialogfeld eine geeignete Vorlage aus. Wir werden verwenden Median Letter Vorlage. Klicken okay weitermachen.
Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie, dass die Vorlage in das Dokument importiert wird. Klicken Sie im rechten Bereich auf Weiter: Empfänger auswählen.
In diesem Schritt können Sie verschiedene Optionen zum Importieren der Empfängerliste auswählen. Wir wählen eine vorhandene Liste aus und klicken auf Durchsuchen, um die gewünschte Empfängerliste zu importieren.
Wir verwenden die in Excel 2010 erstellte Empfängerliste. Der Name des Arbeitsblatts lautet Mail, die wir in Word importieren werden Seriendruck.
Wählen Sie ein Excel-Arbeitsblatt und klicken Sie auf Öffnen importieren.
Tabelle auswählen Das Dialogfeld wird angezeigt. Wählen Sie nun das Arbeitsblatt aus, das die erforderlichen Daten enthält. Wenn die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie diese Die erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften Option und klicken Sie auf OKAY.
Du wirst das sehen Mail Arbeitsblatt in der Seriendruckempfänger Dialog. Hier können Sie die Empfänger nach Spaltenüberschriften filtern. Wenn wir den in der Stadt lebenden Empfängern Briefe schicken wollen Akron. Wir werden Akron aus auswählen Stadt Dropdown-Optionen.
Beim Klicken werden nur die in Akron lebenden Empfänger angezeigt. Hier können Sie auch verschiedene Aktionen über die Liste ausführen, z. Sortieren, Filtern, Duplikate suchen, Empfänger suchen, und Adresse bestätigen. Klicken okay weiter vorgehen.
Navigieren Sie nun zu Mailings Registerkarte und klicken Sie auf Adressblock.
Du wirst erreichen Adressblock einfügen Dialog, von Adresselemente angeben, Wählen Sie das Format, in dem der Name des Empfängers angezeigt werden soll. Unter Vorschau Sie können die Vorschau der Änderungen sehen, die sich auswirken. Unter Beheben Sie Probleme, indem Sie auf Felder abgleichen klicken neues Feld in den Brief einfügen, da wir die Adresse des Empfängers angeben wollen.
Das Dialogfeld "Felder abgleichen" wird nun von angezeigt Adresse 1 Optionen wählen Straße. Das wird den Namen der Straße enthalten. Bei Bedarf können Sie auch andere Felder hinzufügen. Klicken okay weitermachen.
Sie werden sehen, dass die Adresse in dem Format hinzugefügt wurde, wie in der Abbildung unten gezeigt. Klicken okay weitermachen.
Jetzt werden wir die Begrüßungsnachricht anpassen, dazu navigieren Sie zu Mailings Registerkarte und klicken Sie auf Grußzeile.
Im Grußzeile einfügen In diesem Dialogfeld können Sie das gewünschte Begrüßungsformat auswählen Grußzeilenformat. Unter Begrüßungszeile für ungültige Empfängernamen Wählen Sie das Format für unbekannte Empfänger. Unter Vorschau wird die Vorschau der von Ihnen vorgenommenen Änderungen angezeigt. Klicken okay weitermachen.
Nun zu machen AddressBlock Prominenter, navigieren Sie zu Zuhause und wenden Sie Farb- und Schriftstile darüber an.
Navigiere zu Mailings Registerkarte und von Fertig stellen und zusammenführen Menü, klicken Sie auf Einzelne Dokumente bearbeiten.
Es wird bringen Mit neuem Dokument zusammenführen Dialog können Sie wählen Derzeitiger Rekord, wir werden auswählen Alle um alle Empfänger anzuzeigen. Klicken okay um den Brief jedes Empfängers anzuzeigen.
Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, hat Mail Merge die Briefe der einzelnen Empfänger in der Stadt Akron mit ihren jeweiligen Straßennamen erstellt.
Mithilfe des Seriendrucks können Sie auch Folgendes erstellen:
- Eine Reihe von Etiketten oder Umschläge: Die Rücksendeadresse ist auf allen Etiketten oder Umschlägen gleich, die Zieladresse ist jedoch auf jedem eindeutig.
- Eine Reihe von Serienbriefen, E-Mail-Nachrichten oder Faxen: Der grundlegende Inhalt ist in allen Buchstaben gleich.Nachrichten oder Faxe, aber jedes enthält Informationen, die für den einzelnen Empfänger spezifisch sind, wie z. B. Name, Adresse oder andere persönliche Daten.
- Eine Reihe von nummerierten Gutscheinen: Die Gutscheine sind identisch mit der Ausnahme, dass jeder eine eindeutige Nummer enthält.
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