De MS Office desktop suite heeft niet hetzelfdelive samenwerkingsfunctie die Office 365 doet. Dat gezegd hebbende, het laat nog steeds meerdere mensen werken aan een enkel document. Het heeft gewoon geen live samenwerking. In plaats daarvan hebt u hoofddocumenten die u kunt maken om andere kleinere delen van een groot document te besturen. Gebruikers kunnen feedback geven in de vorm van opmerkingen en u kunt wijzigingen bijhouden die in een document zijn aangebracht. Maar zodra het document compleet is, moet u iedereen die eraan werkt dat precies laten weten. U kunt dit bereiken met een beleefd geformuleerde e-mail die niemand zal lezen. De betere oplossing is om een document eenvoudig als definitief te markeren in MS Word.
Wanneer u een document als definitief markeert in MS Word, wordt er een banner bovenaan het document toegevoegd. Iedereen die het document opent, weet meteen dat het volledig is en niet verder te bewerken.
Markeer een document als definitief in MS Word
Open het MS Word-document dat u als definitief wilt markeren.
Op Office 2013 en ouder moet u linksboven op de Office-bol klikken. Ga naar Voorbereiden> Markeren als definitief.
Op Office 2016 is er linksboven geen Office-bol. In plaats daarvan moet u naar het menu Bestand gaan. Klik op het tabblad Info op ‘Document beveiligen’. Klik in de vervolgkeuzelijst op ‘Markeren als definitief’.
Je krijgt een paar aanwijzingen op het scherm die je vertellenhet document wordt als definitief gemarkeerd. Accepteer ze allebei en je bent klaar. U kunt dit document nu e-mailen / delen. Wanneer iemand het opent, zien ze bovenaan een banner die hen vertelt dat het document de definitieve versie van zichzelf is.
Een als laatste gemarkeerd document bewerken
Wanneer u een document als definitief markeert in MS Word,je laat in principe iedereen die het opent weten dat er geen wijzigingen meer in zullen worden aangebracht. U voegt geen beveiligingslaag toe aan het document die voorkomt dat andere mensen het kunnen bewerken. Het is zelfs vrij eenvoudig om een document te bewerken dat als definitief is gemarkeerd.
Open het. De banner die aangeeft dat een document als definitief is gemarkeerd, heeft ook een knop 'Toch bewerken'. Klik erop en u kunt het document bewerken.
Zodra u het document begint te bewerken, of gewoonklik op de knop ‘Toch bewerken’, het document verliest de markering ‘Laatste’. Wanneer u het sluit en de wijzigingen opslaat, wordt de markering ‘Final’ effectief verwijderd. U kunt nul werkelijke wijzigingen in het document aanbrengen, maar zodra u op ‘Toch bewerken’ klikt en het bestand opslaat, is de markering ‘Final’ verdwenen.
Deze functie is niet beschikbaar op macOS.
Comments