Å lage et organisasjonskart manuelt er entungvint jobb, ettersom du trenger å hengi deg til labyrinten i forskjellige organisasjonshierarkier. Men å sette opp datablad som inneholder legitimasjon til hver ansatt med teamledelsen og underordnede detaljer er ganske enkelt, da du bare må gjøre store, men enkle dataoppføringer. I dette innlegget vil vi lede deg gjennom en enkel prosedyre for å lage organisasjonskart i Visio 2010 via import av respektive organisasjonshierarki-datablad fra Excel.
Til å begynne med starter du Excel 2010-regnearketsom inneholder organisasjonshierarki. For illustrasjon har vi tatt med Excel-regneark med kolonner; Navn, veileder, betegnelse, avdeling og telefon. Vi vil legge vekt på Supervisor arkivert, da det skiller tilsynshierarkiet blant ansatte. I veilederfeltet har vi lagt inn navn på kontaktannonser som fører tilsyn med eller leder de ansatte ved respektive avdelinger.
Når Excel-regnearket som har organisasjonshierarki er opprettet, starter du Visio 2010 og oppretter et nytt dokument. Naviger til fanen Vis, klikk på tillegg og fra Virksomhet undermeny, klikk guiden Organisasjonsdiagram.
Den vil få opp Organisasjonsdiagram-veiviseren. Vi har tenkt å importere Excel-regnearket, så vi vil aktivere det Informasjon som allerede er lagret i en fil eller database og klikk Neste.
I dette trinnet velger du En tekst, Org Plus (txt) eller Excel-fil og klikk Neste for å fortsette.
Bla nå gjennom Excel-filen du vil sette inn for å lage et organisasjonskart. Klikk Neste for å gå videre.
I dette trinnet legger du til alle feltene i Vistfeltkategori unntatt Veilederfelt. Fordi ved inkludering av veilederfeltet, vil diagrammet vise hvilken ansatt som blir overvåket av hvem. Noe som ikke ville være til nytte fordi organisasjonskart viser hierarki som forklarer sammenheng mellom hver ansatt.
I dette trinnet legger du til alle Excel-feltene i kategorien Shape Data-felt og klikker Neste for å fortsette videre.
Aktiver nå veiviseren for automatisk å bryte organisasjonskartet mitt på tvers av sider alternativ og fra Navn øverst på siden boksen, skriv inn navnet på administrerende direktør og klikk Fullfør for å avslutte veiviseren.
Det vil umiddelbart opprette et organisasjonskartviser administrerende direktørboks øverst og hans andre underordnede i spesifisert hierarki. Som vist på skjermdump nedenfor har den administrerende direktøren tre underordnede og avdelinger som skal føre tilsyn. Konsernsjefens umiddelbare underordnede fører tilsyn med forskjellige avdelinger og ansatte, og hierarkiet fortsetter.
Navigere til Org Chart fane, vil du se flere alternativer tiltilpasse organisasjonskartet etter behov. Fra Layout-gruppen kan du endre den generiske utformingen av diagrammet på tre måter som støtter trestruktur; Horisontalt, vertikalt og side om side. Fra Arranger gruppe kan du ordne kartdata ved å bruke forskjellige alternativer og navigere gjennom dataene. Under Bildegruppe er det et alternativ å sette inn bilder av ansatte, teamledere, administrerende direktør etc.
Du kan også angi synkroniseringsinnstillinger fra synkroniseringsgruppe og under Organisasjonsdata-gruppe, kan du importere / eksportere data fra filer og konfigurere andre visningsalternativer også.
For å endre stilling / betegnelse for en ansatt, høyreklikker du på ruten og klikker på Endre posisjonstype.
Det vil åpne dialogboksen Change Position Type, spesifisere en ansattes stilling og klikke OK for å endre den.
Gå over til Design-fanen, så ser du to hovedinnstillingergrupper Temaer og bakgrunner. Bruk et passende tema på organisasjonskart fra temagruppe, og sett bakgrunnen for et diagramområde fra bakgrunn.
Hvis du vil sette inn en ny posisjon iOrganisasjonskart, kan du enkelt sette det inn fra venstre sidefelt som inneholder flere former av Org-diagram. For å opprettholde trestruktur, drar du formen over den stillingen du trenger for å legge til en ny underordnet.
For eksempel for å sette inn posisjon i Programvare Deptt, som overvåkes av Bon (navn på teamleder), drar du posisjonsformen over boksen som har Bon legitimasjon, vil den automatisk øke ny stilling som underordnet Bon, som vist nedenfor.
Du kan også sjekke tidligere gjennomgåtte guider om hvordan du oppretter en mal i Visio 2010 og hvordan du aktiverer søkeruten i Visio 2010.
kommentarer