Excel er den analfabete mannens (og kvinnens)favorittverktøyet for manipulering av data. Litteraturene, dvs. de som kan kode, trenger ikke å bekymre seg mye for kolonner, rader og riktig formel og syntaks fordi disse veivisere har sine egne enheter. For alle andre, praktisk talt alle som er i en lederstilling, er Excel et viktig arbeidsverktøy. Til tross for dette er mange mennesker, spesielt de som bare trer inn i en jobb, skremt av det. I virkeligheten, hvis du lærer Excel godt nok, kan du bruke den til å føre tidsbaserte poster som oppdateres automatisk, bruker den til å lagre inventar og til og med gjennomføre undersøkelser. Når det er sagt, her er fem helt grunnleggende Excel-funksjoner som enhver nybegynner trenger å vite.
Auto-Complete Series & Auto Fill Formules
Å legge inn data, spesielt et langt sett med data ertidkrevende med en utmerket sjanse for at en menneskelig feil skal oppstå. Derfor spår Excel, der det er mulig, teksten du prøver å legge inn, og gir deg muligheten til å fylle den ut for deg.
Ta for eksempel du vil legge inn serienumreeller medarbeider-ID-numre som følger en sekvens. I stedet for å legge dem inn manuelt, kan du legge inn de tre første eller fire numrene, velge cellene med inntastede tall. Ta markøren nederst til høyre i den siste cellen, og vent til den blir til et svart pluss-tegn. Dra den ut, så vil du kunne se verdien hver celle har. Excel vil automatisk øke verdien for deg. Dette trikset brukes best med formler fordi formelen vil automatisk oppdatere for å lese de korresponderende cellene på rad i stedet for å ha en absolutt verdi som kopiering / limte formler ville ha.
Auto-Fill
Dette trikset vil helt sikkert bli plukket opp mens dulegg inn data. Excel kan automatisk fylle ut data i en celle hvis dataene du legger inn er lagt inn i en tidligere celle i samme kolonne. Bare trykk på Enter og fyll den ut.
Smart alfabetisk sortering
Excel kan sortere data alfabetisk, men en nybegynnerkan nøle med å bruke sorteringsalternativet fordi data i tilstøtende kolonner er relatert til det og omorganisering av dataene vil forstyrre forholdet. For eksempel har du navn, avdelinger, adresser, telefonnumre og blodgrupper i hver sin egen kolonne. Du vil sortere navnene i alfabetisk rekkefølge, men vil fortsatt at de tilstøtende cellene skal lese riktig adresse, telefonnummer og blodgruppe for den personen.
Du kan gå foran og bruke Sorter A til Å-alternativetfordi Excel spør om du vil utvide utvalget til å inkludere data i tilstøtende kolonner. Dette lar deg sortere en kolonne alfabetisk og få tilsvarende data i andre kolonner til å sortere seg selv. Denne smarte sorteringen fungerer etter alle typer regler du måtte bruke.
Transformere raddata til kolonnedata
Mange ganger er ikke data riktigoppsett for alle å begynne å analysere det. Formatet det ble samlet i, ble ikke opprettet med noe spesifikt formål i tankene, og du kan ofte oppleve at du trenger å overføre data fra en rad til en kolonne eller omvendt. I stedet for å kopiere og lime inn hver enkelt verdi, kan du bruke en Lim inn spesialfunksjon kalt Transpose for å gjøre nettopp det.
Velg og kopier kolonnen du vil lime inn somrad. Velg den første cellen i raden du vil kopiere dataene til. Klikk på den lille pilen under Lim inn-knappen og velg Lim inn spesial. I alternativboksen som dukker opp, sjekk alternativet 'Transpose' og klikk OK.
Separate for- og etternavn
Excel 2013 har en veldig smart automatisk utfyllingsfunksjonsom fungerer mellom kolonnene. Ta det veldig vanlige eksemplet på en kolonne som inneholder både for- og etternavn. Det kan være lurt å skille for- og etternavn, og i eldre Excel-versjoner, betydde dette at du bruker concatenate-funksjonen på en veldig smart / vanskelig måte.
Med Excel 2013 er alt du trenger å gjøre å starteå skrive fornavnet i neste kolonne. Gjør dette for de første to eller tre oppføringene, og Excel vil lære hva dine separasjonskriterier er, og liste dataene for alle tilsvarende verdier i kolonnen for deg. Alt du trenger å gjøre er å trykke på Enter. Dette fungerer for omtrent alle typer data.
Kjenner du til et Excel-triks som du ofte bruker på jobb, eller et som eliminerer overflødig arbeid? Del med oss i kommentarene.
kommentarer