Zaproszenia na spotkania programu Outlook to świetny sposób na zrobienie tegona pewno wszyscy wiedzą, kiedy i gdzie jest spotkanie, i RSVP im. Jeśli korzystasz z programu Outlook, zaakceptowanie zaproszenia na spotkanie spowoduje włączenie przypomnień, które poinformują Cię, kiedy ma się rozpocząć. Jeśli to Ty wysyłasz zaproszenia, Outlook pozwoli Ci zobaczyć, ile osób zaakceptowało zaproszenie, i wyśle je ponownie w razie potrzeby. Jeśli nigdy nie wysłałeś zaproszenia na spotkanie w Outlooku, możesz pomyśleć, że jest to skomplikowany proces, ale tylko nieznacznie różni się od wysłania e-maila.
Zaproszenia na spotkania w Outlooku
Otwórz program Outlook i kliknij menu rozwijane Nowe elementy na karcie Narzędzia główne. Z menu wybierz Spotkanie.
Otworzy się nowe okno i tak się stanieczęść, z pewnymi różnicami przypominają nowe okno wiadomości. W tym miejscu utworzysz spotkanie i wyślesz zaproszenie na jego adresatów.
Ponieważ jest to zaproszenie na spotkanie, będzie ono miećpola dla lokalizacji oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Wybierz miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, a także ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia, a także datę spotkania. Spotkanie ma również „ciało”, w którym możesz dodać dodatkowe informacje na jego temat, np. Harmonogram spotkania. Możesz również dołączyć pliki do zaproszenia, choć nie wiadomo, jak to zrobić. Wszystko, co musisz zrobić, to przeciągnij i upuść plik do okna spotkania, a zostanie on dołączony.
Po ustawieniu wszystkiego kliknij wewnątrz przycisku Dopole i wprowadź e-maile wszystkich osób, które chcesz zaprosić na spotkanie. Domyślnie zaproszenie poprosi odbiorców o odpowiedź, przyjmując lub odrzucając zaproszenie, a także pozwoli im zasugerować alternatywny termin spotkania, jeśli nie będą mogli wziąć udziału w sugerowanym czasie.
Kliknij Wyślij, a zaproszenie będzie w drodze.
Etykieta zaproszenia na spotkanie
Zaproszenia na spotkania programu Outlook to świetny sposóbupewnij się jednak, że wszyscy wiedzą, gdzie być i kiedy się tam znaleźć, jednak używanie ich jako jedynego sposobu na zorganizowanie spotkania i ciągłe przechodzenie tam i z powrotem po zaproszeniu do próby ustalenia czasu jest nieproduktywne i denerwujące. Lepiej porozmawiać z zamierzonymi uczestnikami spotkania za pośrednictwem osobistego kanału komunikacji, np. porozmawiaj lub porozmawiaj z nimi osobiście, aby dowiedzieć się, które godziny są odpowiednie dla wszystkich, a następnie wyślij jedno zaproszenie, które każdy może zaakceptować.
Komentarze