Torna-se frustrantemente cansativo quando o mesmo tipo deas mensagens devem ser enviadas aos membros da equipe várias vezes ao dia. Se você estiver usando o Outlook e quiser reduzir o tempo envolvido na composição de mensagens com quase o mesmo contexto, poderá criar modelos no Outlook para as mensagens usadas com mais frequência. No entanto, o uso de teclas de atalho para esse fim pode ser extremamente útil. Teclas de atalho Topalt é um pequeno suplemento do Outlook que foi principalmentefeito para associar o texto usado com freqüência às teclas de atalho, para que os usuários possam inseri-los não apenas enquanto escrevem e-mails, mas em qualquer lugar que desejarem no Outlook, como em Detalhes do evento do Notes, Diários, Calendário. Além disso, permite registrar teclas de atalho para alternar entre diferentes pastas do Outlook e enviar capturas de tela da área de trabalho em um piscar de olhos.
Depois que o suplemento estiver instalado, você o encontrarána guia Add-Ins. O uso é super fácil. Quando você deseja associar qualquer uma das ações mencionadas acima a uma tecla de atalho, clique no botão Topalt Hotkeys. Uma caixa de diálogo será exibida, solicitando primeiro o registro da tecla de atalho para uma ação. Verifique se você não está registrando uma tecla de atalho predefinida para evitar conflitos. Depois de inserido, clique em Adicionar e na coluna Ação, escolha a ação que você deseja executar usando a combinação de teclas de atalho. Para as ações Inserir texto e Alternar para pasta, é necessário inserir o local da pasta de texto e Outlook respectivamente.
Agora, quando você usa a tecla de atalho especificada, elaexecutará a ação definida. O aspecto mais útil da tecla de atalho Topalt é inserir rapidamente o texto predefinido. Você pode associar diferentes saudações, gabinetes e textos de referência a teclas de atalho para adicioná-los instantaneamente em suas cartas comerciais e criar mensagens usadas com frequência para serem enviadas a diferentes membros da equipe. Não há limite imposto aos números de combinação de teclas de atalho que podem ser atribuídos. Ele funciona no Outlook 2003, Outlook 2007 e Outlook 2010.
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