Onde estaríamos sem reuniões? Provavelmente, você está realizando mais trabalho, mas quando o número de pessoas com quem você trabalha atinge um certo número, as reuniões se tornam necessárias. Agendar uma reunião não é fácil; você deve verificar e garantir que todos estejam disponíveis, que eles saibam quando é a reunião e enviar uma agenda. Se você trabalha com equipes remotas e geograficamente dispersas, é ainda mais difícil gerenciar com diferentes fusos horários. O Outlook não ajuda muito em fusos horários, mas permite enviar convites para reuniões e ver quem aceitou ou recusou uma reunião. Os usuários do Outlook têm a opção de aceitar ou rejeitar automaticamente convites para reuniões com base em sua disponibilidade.
O Outlook pode avisá-lo quando você tem uma reuniãoconfronto, é lógico que ele sabe quais dos seus horários são gratuitos. Se você deseja que o Outlook aceite e rejeite automaticamente convites para reuniões, precisará ativar a opção.
Aceitar e rejeitar convites para reuniões
Abra o Outlook e vá para Arquivo> Opções. Na janela Opções, selecione a guia Calendário na coluna à direita. Role para baixo até a seção "Aceitar ou recusar automaticamente" e clique em Aceitar / recusar automaticamente.
Uma pequena janela será aberta com três opções; aa primeira aceitará solicitações de reunião, a segunda recusará aquelas que entrem em conflito com os convites existentes e a terceira recusará automaticamente as solicitações de reunião para reuniões recorrentes.
Limitações
Você ativa todas essas opções, mas certifique-se demantenha sua programação religiosamente no Calendário. Se você tiver um tempo não planejado reservado para trabalhar em algo, o Google Agenda o tratará como tempo "disponível" e aceitará solicitações de reunião.
Se você não deseja preencher todos os aspectosdo seu dia útil no calendário, você deve habilitar apenas a opção de recusar solicitações de reunião que se chocam com outros compromissos e recusar solicitações de reunião recorrentes. Você deseja ter mais controle sobre quais convites você aceita.
O Outlook não permite que você defina horários aceitáveis ouhoras disponíveis que outras pessoas em sua organização podem ver quando convidam você para uma reunião. Nesse caso, você pode usá-los para automatizar a aceitação de convites. Se você ainda deseja automatizar a aceitação de convites para reuniões, mas não pode se incomodar em preencher sua agenda, adicione eventos sem nome no Calendário pelas horas que planeja gastar no trabalho. O Outlook não verificará se você está adicionando um evento ou tarefa real. Basta adicionar algo e torná-lo tempo suficiente para cobrir o tempo em que você não pode participar de uma reunião. Isso é um pouco complicado, mas é a solução mais simples que existe.
Comentários