Program Outlook umožňuje vytvárať pravidlá pre e-maily, ktoré ste dostaliodosielať a prijímať. Pravidlá sú vynikajúcou funkciou automatizácie, ktorá vám pomôže kontrolovať a triediť e-maily. Ďalšou rovnako pôsobivou, ale menej hovorenou funkciou v programe Outlook sú Quick Steps. Ide o automatizačnú funkciu, ktorá automatizuje akcie, ako je presúvanie e-mailov alebo ich kopírovanie. Pomocou rýchlych krokov môžete presunúť všetky nové e-maily do konkrétnej zložky jedným kliknutím. Tým ich presuniete zo svojej doručenej pošty do vlastného vyhradeného priečinka „Today“. Nastavenie trvá veľmi málo a rýchly krok môžete spustiť viackrát za deň. Toto je potrebné urobiť.
V predvolenom nastavení program Outlook rozdeľuje e-maily do dátumusekcie „Dnes“, „Včera“ a „Minulý týždeň“. Je veľmi ľahké omylom prejsť na e-mail, ktorý bol prijatý „Včera“, pri jazde cez e-maily, ktoré ste dostali „Dnes“. Je to z toho dôvodu, že sekcie „Dnes“ a „Včera“ nie sú odlišné miesta. Sú to iba relatívne časové úseky v doručenej pošte. Tieto sekcie použijeme na presun všetkých nových e-mailov do priečinka.
Otvorte program Outlook. Na karte Domovská stránka kliknite na položku Vytvoriť nový v paneli nástrojov Rýchle kroky.
Otvorí sa nové okno na konfiguráciu nového rýchleho kroku. Pomenujte rýchly krok. Ak mu nezadáte meno, dedí ho od akcie, ktorú ste preň nastavili.
Otvorte rozbaľovaciu ponuku Akcie a vyberte možnosť ‘Presunúť dopriečinok “z uvedených možností. Program Outlook vás požiada o výber priečinka alebo vytvorenie nového priečinka. Vytvorte nový priečinok s názvom „Today“. V časti „Voliteľné“ v tom istom okne nastavte klávesovú skratku na spustenie Rýchleho kroku. Kliknite na tlačidlo Dokončiť a všetko ste hotoví.
Vráťte sa do programu Outlook a zbalte časť „Dnes“. Vyberte ju tak, aby mala svetlo modrú farbu. Keď vyberiete sekciu „Dnes“ v jej zbalenom stave, vyberiete tiež všetky e-maily v nej.
Kliknite na Rýchly krok, ktorý ste práve vytvorili v paneli nástrojov Rýchle kroky, alebo klepnite na klávesovú skratku, ktorú ste preň nastavili.
Všetky e-maily, ktoré ste dnes dostali, sa presunú do priečinka, ktorý ste vytvorili / nastavili v rámci Rýchleho kroku. Keď budete prechádzať týmito e-mailami, neukončíte náhodou prehliadanie starších e-mailov.
Môžete vytvoriť ďalší rýchly krok, ktorý sa odstránivšetky e-maily z priečinka „Dnes“, ktorý ste práve vytvorili. Týmto sa zabezpečí, že priečinok bude na konci dňa prázdny a pripravený na ďalšiu dávku e-mailov. Pomocou sady rýchlych krokov môžete presunúť všetky e-maily, ktoré ste dnes dostali, do nového priečinka. Rýchly krok môžete spustiť viackrát za deň a hneď po príchode usporiadať nové e-maily.
Tento tip je zbytočný, ak na konci každého dňa nevymažete priečinok „Today“. Skončíte s inou zložkou plnou e-mailov.
Komentáre