Word 2010 inkluderar Mail Merge -funktion, som gör det möjligt för användare att skapa dokument(Brev, e-post, fax etc) som i huvudsak är desamma men innehåller unika element som mottagarens namn, adress, kontaktnummer, stad, stat osv. Det hjälper användaren att skapa ett dokument för flera mottagare lättare genom att bara välja mottagarnamn och välja dokumentet. Personlig information om respektive mottagare läggs automatiskt till i dokumentet vilket hindrar användare att skriva varje mottagares personliga information i varje dokument, vilket så småningom sparar mycket tid. Det här inlägget täcker hur du använder den här funktionen genom en enkel guide.
Starta Word 2010, navigera till utskick fliken och från Starta e-postfusion alternativ, klicka Steg för steg Mail Merge Wizard.
Detta kommer att ta upp Mail Merge dialogrutan vid sidan av Word-dokumentfönstret, här kan du ange vilken typ av dokument du vill skapa, vi kommer att välja Brev, klick Nästa: Starta dokument från undersidan av dialogrutan.
I detta steg får du olika alternativ för att skapa bokstäver, vi väljer enkel procedur genom att välja efter mall. Klick Välj mall.
Detta kommer att ta upp Välj mall Välj en lämplig mall. Vi kommer att använda Medianbrev mall. Klick OK att fortsätta.
På vänster sida av fönstret kan du se mallen importeras till dokument, från högerfönstret klickar du på Nästa: Välj mottagare.
I det här steget kan du välja olika alternativ för att importera mottagarlistan, vi väljer en befintlig lista, trycker på Bläddra för att importera önskade mottagarlista.
Vi kommer att använda mottagarlistan som skapades i Excel 2010. Namnet på kalkylbladet är Post, som vi kommer att importera till Word Mail Merge.
Välj ett Excel-kalkylblad, klicka på Öppen att importera.
Välj tabell dialogrutan visas, välj nu det kalkylblad som innehåller obligatorisk data, om första raden innehåller kolumnrubriker, aktivera sedan Första raden med data innehåller kolumnrubriker och klicka på OK.
Du kommer att se Post kalkylblad i Mottagare för e-postfusioner dialog. Här kan du filtrera ner mottagarna på grundval av kolumnrubriker. Om vi vill skicka brev till mottagarna som bor i staden Akron. Vi kommer att välja Akron från Stad rullgardinsalternativ.
Vid klick visas bara mottagarna som bor i Akron. Här kan du också utföra olika åtgärder över listan, t.ex. Sortera, filtrera, hitta duplikat, hitta mottagare, och validera adress. Klick OK för att gå vidare.
Navigera nu till utskick och klicka på Adressblock.
Du kommer att nå Sätt in adressblock dialog, från Ange adresselement, Välj format där du vill visa mottagarens namn. Under Förhandsvisning kan du se förhandsgranskningen av de ändringar som påverkar. Under Korrigera problem, klicka på Matcha fält att infoga nytt fält i brevet, eftersom vi vill inkludera mottagarens adress.
Matchfält dialogrutan kommer att visas, nu från Adress 1 alternativ välj Street. Det kommer att innehålla namnet på gatan. Du kan också inkludera andra fält vid behov. Klick OK att fortsätta.
Adressen läggs till i formatet som visas skärmdumpen nedan. Klick OK att fortsätta.
Nu anpassar vi hälsningsmeddelandet, för att navigera till utskick och klicka på Hälsningslinje.
I Sätt in hälsningslinjen kan du välja önskat hälsningsformat från Hälsningslinjeformat. Under Hälsningsrad för ogiltiga mottagarnamn Välj format för okända mottagare. Under Förhandsvisning visar det förhandsgranskningen av de ändringar du har gjort. Klick OK att fortsätta.
Nu att göra AddressBlock mer framträdande, navigera till Hem och applicera färg- och typsnittstilar över den.
Navigera till utskick fliken och från Slutför & Slå samman menyn, klicka Redigera enskilda dokument.
Det kommer att ge Slå samman till nytt dokument kan du välja Nuvarande rekord, vi kommer att välja Allt för att se alla mottagare. Klick OK för att visa bokstaven för varje mottagare.
Som ni kan se på skärmdumpen nedan skapade Mail Merge bokstäver för varje mottagare som bor i staden Akron med sina respektive gatunamn.
Genom att använda Mail Merge kan du också skapa:
- En uppsättning etiketter eller kuvert: Returadressen är densamma på alla etiketter eller kuvert, men destinationsadressen är unik för var och en.
- En uppsättning formulärbrev, e-postmeddelanden eller fax: Det grundläggande innehållet är detsamma i alla bokstäver,meddelanden eller fax, men var och en innehåller information som är specifik för den enskilda mottagaren, till exempel namn, adress eller någon annan personlig information.
- En uppsättning numrerade kuponger: Kupongerna är identiska förutom att var och en innehåller ett unikt nummer.
Du kanske också är intresserad av Word 2010 Prepare Menu & Return to sist redigerade rad i Word 2010.
kommentarer